Nettside for regnskapsfører og regnskapsbyrå

En nettside for et regnskapsbyrå må bygge tillit uten å gjøre kundedialogen mindre sikker. Siden bør forklare målgruppe, tjenester, systemer, prisgrunnlag og onboarding. Bilag, lønnsdata og legitimasjon hører ikke hjemme i et vanlig kontaktskjema.

Hvem passer byrået for?

Avgrens markedet med forhold som påvirker leveransen:

• Enkeltpersonforetak, aksjeselskap eller konsern
• Bransjer byrået kjenner
• Antall ansatte eller transaksjonsvolum
• Geografisk eller heldigital arbeidsform
• Systemer byrået arbeider i
• Behov for lønn, rapportering eller rådgivning

«Regnskap for små håndverksbedrifter med 1–20 ansatte» gjør det lettere for en kjøper å kjenne seg igjen enn «komplett økonomipartner for alle».

Skill tjenestene fra hverandre

Forklar hva kunden kan kjøpe:

Ikke lov automatikk eller «full kontroll» uten å forklare hva kunden selv må levere og godkjenne. En god side setter forventning til både byrå og kunde.

Autorisasjon og registerkontroll

Bruk korrekte titler og vis hvem som er ansvarlig der det er relevant. Finanstilsynet opplyser at statsautoriserte regnskapsførere og regnskapsforetak er under tilsyn, og at godkjenningspliktig virksomhet må ha nødvendige registreringer før den påtar seg oppdrag.

Lenk gjerne til oppføringen i Finanstilsynets virksomhetsregister. Kontroller at navn og organisasjonsnummer stemmer med virksomheten som inngår avtalen. Les Finanstilsynets veiledning om hvem som må ha godkjenning .

Ikke bruk «statsautorisert» som et løst kvalitetsord hvis personen eller foretaket ikke har retten til tittelen.

Systemer uten logovegg

Vis regnskaps- og lønnssystemer byrået faktisk leverer i. Forklar hvorfor det betyr noe for kunden:

• Kan kunden beholde dagens system?
• Hvem eier abonnementet og dataene?
• Hvordan leveres bilag?
• Hvilke integrasjoner brukes?
• Hva skjer ved avslutning eller bytte?

Logoer fra programvareleverandører må brukes etter vilkårene deres. Ikke la systemlisten erstatte forklaringen av byråets arbeidsform.

Pris og avgrensning

Hvis dere bruker faste pakker, vis hva som inngår og hvilke forutsetninger som gjelder. Hvis prisen avhenger av volum og kompleksitet, forklar hvilke data dere trenger for tilbud:

• Selskapsform
• Omsetning eller transaksjonsmengde
• Antall ansatte
• Antall bankkontoer og systemer
• Etterslep eller oppryddingsbehov
• Rapportering og rådgivning

Skriv om oppstart, binding, prisjustering og arbeid utenfor pakken før kunden ber om avtalen. Ikke lokk med en lav månedspris som bare gjelder en urealistisk minimumskunde.

Første henvendelse skal ikke inneholde regnskapsdata

Et offentlig skjema kan be om virksomhetsnavn, kontaktperson, e-post, selskapsform og ønsket tjeneste. Be kunden om å ikke sende bilag, personnummer, lønnsinformasjon, kontoutskrifter eller innloggingsdetaljer.

Etter innledende vurdering kan byrået bruke en egnet kanal for:

• Legitimasjon og kundekontroll
• Oppdragsavtale
• Tilgang til systemer
• Bilag og historiske data
• Lønns- og personalinformasjon
• Fullmakter

Les guiden til sikker filoverføring og e-postsikkerhet for virksomheter før onboardinglenker publiseres.

Tydelig onboarding

Beskriv prosessen uten å fremstille den som umiddelbar:

1. Byrået vurderer behov og kapasitet.
2. Partene avklarer tjeneste, pris og ansvar.
3. Nødvendig kundekontroll gjennomføres.
4. Oppdragsavtale inngås.
5. Tilganger og data flyttes gjennom avtalte kanaler.
6. Første frister og leveranser bekreftes.

Dette filtrerer bort forespørsler som forventer at et komplekst bytte kan skje uten plan.

Fagartikler krever vedlikehold

Regelverk, satser og frister endres. Publiser bare faginnhold noen har ansvar for å kontrollere. Vis oppdateringsdato og lenk til myndighetskilden når svaret avhenger av gjeldende regler.

Skille tydelig mellom generell informasjon og råd som krever kjennskap til kundens situasjon. Gamle satser kan skade mer enn en kort side uten blogg.

Domene og e-post

Domenet bør ligge nær byråets navn og eies av regnskapsforetaket. Bruk rollebaserte adresser for oppgaver, men send sensitive data i kanaler som er valgt for formålet.

Planlegg post@, kunde@ eller faktura@ etter ansvar og tilgang. Sluttede ansatte skal kunne fjernes uten at kunden mister kontaktpunktet.

Les domene for regnskapsfører før navn og e-post tas i bruk.

Hva Vymos enkle side kan dekke

Vymo kan sette opp én presentasjonsside med målgruppe, tjenester, systemer, ansvarlige personer, kontaktinformasjon og materiale dere leverer. Nettsiden og hosting i 12 måneder koster 0,-. Etterpå starter hosting på 49,- per måned, fakturert årlig.

Kundeportal, dokumentopplasting, signering, integrasjoner og utvikling av onboardingflyt inngår ikke. Et .no-domene koster 199,- per år.

Sjekkliste

• Målgruppe og kundestørrelse er avgrenset
• Tjenestene forklarer ansvarsdeling
• Autorisasjon og registeropplysninger stemmer
• Systemlisten er aktuell
• Prisgrunnlag og tillegg kan forklares
• Kontaktskjema ber ikke om regnskaps- eller lønnsdata
• Sikker onboardingkanal er valgt
• Fagartikler har en ansvarlig oppdaterer
• Domenet står på regnskapsforetaket
• Behov utover presentasjonssiden er avklart

Velg regnskapsforetaket i skjemaet nedenfor hvis én enkel presentasjonsside passer.