Nettside for lag og forening

En nettside for et lag eller en forening skal være nyttig også etter at dagens styre er byttet ut. Den bør samle aktiviteter, medlemskap, kontakt og sentrale dokumenter på en adresse organisasjonen kontrollerer.

Den største risikoen er ofte ikke design. Det er at domenet, innloggingen og e-posten ligger på en privat konto ingen finner når en frivillig slutter.

Dette bør medlemmene finne

Prioriter:

• Hva laget eller foreningen gjør
• Hvem som kan delta
• Tid og sted for aktivitetene
• Hvordan man melder seg inn
• Pris, kontingent eller treningsavgift
• Kontaktpunkt
• Styre eller ansvarlige roller
• Kalender og viktige frister
• Vedtekter og årsmøtedokumenter når de skal være tilgjengelige

Skriv hva som skjer etter innmelding. Hvis den skjer i et eksternt medlemssystem, lenk direkte til riktig organisasjon og forklar hvilke opplysninger medlemmet må forberede.

Én åpen side og egne systemer

Nettsiden kan presentere organisasjonen. Medlemsregister, betaling, laguttak, intern kommunikasjon og sensitive opplysninger bør ligge i løsninger som er valgt for disse oppgavene.

Hold grensene tydelige:

Ikke publiser medlemslister, telefonnumre eller bilder fordi de har vært delt i en intern gruppe. Avklar formål, tilgang og publiseringsrett.

Organisasjonsnummer og registrering

Vymo tilbyr nettsider til virksomheter som kan velges i Brønnøysundregistrene. Brønnøysundregistrene opplyser at lag og foreninger får organisasjonsnummer når de registreres, og at mange kan registrere seg frivillig selv om de ikke har registreringsplikt.

Frivillighetsregisteret er et eget register for kvalifiserte frivillige organisasjoner. Organisasjonen må først være registrert i Enhetsregisteret. Les Brønnøysundregistrenes veiledning om registrering av lag og forening og informasjon om Frivillighetsregisteret .

Domenet må tilhøre organisasjonen

Registrer domenet på laget eller foreningen, ikke styrelederens private foretak eller webansvarliges personlige konto. Bruk en fulgt rolleadresse til fornyelsesvarsler.

Dokumenter:

• Registrar og kundenummer
• Hvem som står som abonnent
• Hvem som kan endre DNS
• Hvor nettside og e-post driftes
• Hvordan tofaktorinnlogging overføres
• Når domenet fornyes
• Hvem som kan bestille eller avslutte tjenester

Les domene for idrettslag eller domene for forening .

Rollebasert kontakt

Bruk adresser som styret@, leder@, medlem@ eller arrangement@ når flere skal overta oppgaven over tid. Avgjør om adressen skal være en egen postkasse, et alias eller en distribusjonsliste.

Unngå at all kommunikasjon går til én privat adresse. Når en rolle skifter, skal tilgang kunne endres uten at medlemmene må lære et nytt kontaktpunkt.

Kalender og arrangementer

En enkel side kan vise faste aktiviteter og lenke til en ekstern kalender eller påmelding. En dynamisk løsning krever at noen faktisk oppdaterer den.

For hvert arrangement bør dere vise:

• Dato og klokkeslett
• Sted og tilgjengelighet
• Målgruppe eller aldersgruppe
• Pris
• Påmeldingsfrist
• Ansvarlig kontaktpunkt
• Hva deltakeren må ta med
• Hva som skjer ved avlysning

Fjern eller arkiver gamle arrangementer slik at søk ikke sender nye medlemmer til en utløpt dato uten forklaring.

Bilder, barn og samtykke

Lag og foreninger bruker ofte aktivitetsbilder. Avklar publisering og bruk særlig varsomhet når barn eller sårbare personer kan identifiseres. Informer om hvor bildet skal brukes, ikke bare at det «tas bilder».

Ikke legg deltakerlister, resultater med unødvendige personopplysninger eller private kontaktdata på en åpen side. Avklar hva som er nødvendig for aktivitetens formål.

Tilgjengelighet for flere

Tilsynet for universell utforming av ikt sier at regelverket gjelder nettsider og andre ikt-løsninger for både private og offentlige virksomheter, lag og organisasjoner. Bruk tydelig språk, gode kontraster, logiske overskrifter og løsninger som kan brukes med tastatur og hjelpemidler.

Les guiden om universell utforming av nettsider .

Hva Vymos enkle nettside omfatter

Vymo kan sette opp én side med presentasjon, aktiviteter, kontakt, et lite bildeutvalg og lenker til eksisterende medlems- eller påmeldingssystemer. Nettsiden og hosting i 12 måneder koster 0,-. Etterpå starter hosting på 49,- per måned, fakturert årlig.

Medlemsregister, betaling, intern dokumentdeling, avansert kalender og løpende egenredigering inngår ikke. Et .no-domene koster 199,- per år.

Sjekkliste for styret

• Organisasjonen har organisasjonsnummer
• Domenet skal stå på organisasjonen
• Minst to roller kjenner tilgangsrutinen
• Aktivitet, medlemskap og kontakt er oppdatert
• Privat og offentlig informasjon er skilt
• Bilder kan publiseres
• Medlemssystem og betaling er avklart separat
• Rollebaserte e-postadresser har eiere
• Nettsiden kan brukes med tastatur og på mobil
• Overlevering inngår i styrets rutiner

Velg laget eller foreningen fra Brønnøysundregistrene i skjemaet nedenfor hvis én enkel offentlig side dekker behovet.