Nettside for borettslag og sameie

En nettside for borettslag eller sameie kan gjøre praktisk informasjon lettere å finne, men den bør ikke bli et åpent arkiv for protokoller, beboerlister, adgangsinformasjon og interne saker. Før dere velger løsning, skill offentlig informasjon fra innhold som krever innlogging eller en annen kanal.

Bestem hvem siden er for

Vanlige målgrupper er beboere, mulige boligkjøpere, meglere, leverandører og besøkende. De trenger ikke samme informasjon.

Lag en enkel innholdsoversikt før noe publiseres. Spør for hvert dokument om alle på internett faktisk skal kunne finne og laste det ned.

Offentlig side og beboerportal er ulike ting

Den åpne siden kan vise:

• navn, adresse og organisasjonsnummer
• styrets felles kontaktkanal
• forretningsfører og relevante driftskontakter
• generelle hus- og områdeforhold
• tidsavgrensede driftsmeldinger uten personopplysninger
• lenke til eksisterende, sikker beboerløsning

Protokoller, beboerdata, adgangskoder, forsikringssaker, betalingsinformasjon og intern styrekorrespondanse hører normalt ikke hjemme åpent. Hvis laget trenger portal, dokumentarkiv eller saksbehandling, er dette et eget systembehov.

Bruk roller som overlever styreskiftet

En personlig adresse til styreleder er sårbar når vervet endres. Bruk en felles kontaktadresse med dokumentert tilgang og overleveringsrutine. Bestem hvem som oppdaterer nettsiden, følger opp domenet og fjerner tidligere styremedlemmer og leverandører.

Lag et årlig kontrollpunkt etter årsmøtet:

1. Oppdater roller og kontaktdata.
2. Fjern gamle brukere.
3. Kontroller domene, fornyelse og DNS.
4. Test lenker til forretningsfører og portal.
5. Fjern utgåtte driftsmeldinger og dokumenter.

Domeneguiden for borettslag og sameie gir en mer detaljert eierskapsplan.

Driftsmeldinger trenger dato og utløp

En melding om vannstans eller arbeid bør vise publiseringsdato, tidspunkt, berørte områder og kontaktpunkt. Fjern eller arkiver meldingen etterpå. Ikke la forsiden være full av gamle varsler som gjør at nye beskjeder overses.

Akutte hendelser bør ikke baseres på at alle tilfeldigvis besøker nettsiden. Bruk de varslingskanalene laget har valgt, og la nettstedet være et supplement.

Tilgjengelig og lett å lese

Bruk tydelig språk, gode overskrifter, lesbar kontrast og kontaktlenker som fungerer på mobil. Ikke publiser viktig informasjon bare som skannet PDF eller bilde. Les introduksjonen til universell utforming og test siden med zoom og tastatur.

Vymos gratis informasjonsside

Vymo kan sette opp én offentlig side med overordnet informasjon, praktiske kontaktpunkter og lenker basert på materiale laget sender inn. Nettsiden og hosting i 12 måneder koster 0,-. Etterpå starter hosting på 49,- per måned, fakturert årlig.

Beboerportal, innlogging, dokumentarkiv, avstemning, saksbehandling, varsling og integrasjoner inngår ikke. Et .no-domene og e-post bestilles separat.

Før dere sender inn

• Offentlig og internt innhold er skilt.
• Ingen adgangs- eller personopplysninger skal publiseres.
• Styret bruker varige rollebaserte kontaktpunkter.
• Driftsmeldinger har ansvarlig og utløpsdato.
• Portalbehov er definert som et separat system.
• Domenet står på riktig organisasjon.

Velg borettslaget eller sameiet i skjemaet nedenfor hvis én enkel offentlig informasjonsside passer.