Kontaktskjema for bedrift

Et kontaktskjema er nyttig når det gir bedriften nok informasjon til å svare og kunden forstår hva som skjer etter innsending. Det blir dårlig når det prøver å samle hele salgsprosessen i ett steg.

Start med formålet. «Be om befaring», «Få pris på oppdraget» og «Spør om produktet» trenger ulike felt.

Ett skjema bør ha én jobb

Skriv en enkel setning:

Når dette skjemaet sendes inn, skal [rolle] kunne [neste handling] innen [realistisk tid].

Hvis dere ikke kan fylle ut setningen, er skjemaet sannsynligvis for generelt. Skill kundestøtte, jobbannonser, faktura og nye salg når de går til ulike personer og trenger forskjellige opplysninger.

Be om minst mulig, men nok

For en vanlig forespørsel holder ofte:

• Navn
• E-post eller telefon
• Virksomhet, når dere selger til bedrifter
• Hva henvendelsen gjelder
• En kort beskrivelse

For et lokalt oppdrag kan postnummer eller kommune være nødvendig. For en bestemt dato kan ønsket periode være relevant. Ikke be om adresse, stilling, budsjett og telefon «for sikkerhets skyld» dersom ingen bruker det i første vurdering.

Gjør bare felt obligatoriske når innsendingen ikke kan behandles uten dem.

Teksten rundt skjemaet avgjør kvaliteten

Fortell hvem skjemaet passer for, hva kunden bør beskrive og når dere svarer. En realistisk tekst kan være: «Send en kort beskrivelse og postnummer. Vi svarer normalt innen to arbeidsdager.»

Unngå «Vi kontakter deg snart» hvis ingen vet hva snart betyr. Ikke påstå at henvendelsen er uforpliktende dersom den faktisk er en bestilling eller kan utløse kostnad.

Knappen bør beskrive handlingen: «Send forespørsel», «Be om befaring» eller «Bestill nettsiden». Guiden til CTA på nettsiden viser hvordan handling og forventning kan samsvare.

Personvern før teknikk

Bestem hvorfor hvert felt samles inn, hvem som mottar opplysningene, hvor de lagres og når de slettes. Lenke til en personvernerklæring som beskriver den faktiske behandlingen.

Ikke bruk et vanlig kontaktskjema til helseopplysninger, fødselsnummer, CV-er, betalingsdata, adgangsinformasjon eller andre fortrolige dokumenter. Bruk en løsning som er vurdert for formålet og begrens tilgang.

Et samtykkefelt er ikke automatisk riktig grunnlag for å besvare en henvendelse. Skill nødvendig behandling fra valgfri markedsføring. Les personvernsjekklisten for nettsteder og få juridisk hjelp når behandlingen er risikofylt.

Spamvern uten å straffe kunden

Bruk serversidevalidering, hastighetsgrenser og et spamvern som ikke krever unødvendig arbeid. Klientvalidering alene kan omgås. Et skjult felt kan fange enkle roboter, men bør ikke være eneste beskyttelse.

Vis en tydelig feilmelding ved manglende felt og behold det kunden allerede har skrevet når det er mulig. Etter vellykket innsending bør siden vise kvittering og hva som skjer videre.

E-post er ikke en database

Hvis skjemaet sender e-post, må mottakeradressen overvåkes og leveringen testes. Bruk fast avsender fra nettstedets eget domene og kundens adresse som svaradresse; tilfeldig kundeadresse som teknisk avsender kan skade levering.

Se guiden til SPF, DKIM og DMARC for domenets e-postgrunnlag. Kritiske ordre bør ha logging eller et sakssystem, ikke være avhengig av én innboks uten oppfølging.

Test hele løpet hver måned

1. Send inn fra mobil og datamaskin.
2. Test alle obligatoriske felt og feiltilstander.
3. Kontroller at kvitteringen vises.
4. Finn meldingen i riktig innboks, ikke bare i spam.
5. Svar på meldingen og kontroller svaradresse.
6. Test ansvarlig mottaker ved ferie eller fravær.
7. Slett testdata etter rutinen.

Vymos gratistilbud gjelder én enkel nettside. Et kontaktskjema med backend, spamvern, levering og databehandling må avklares som funksjon; telefon, e-post eller lenke til et eksisterende system kan være den enkleste og tryggeste kontaktveien.