Domene, nettside og e-post for lag og foreninger

Et lag eller en forening kan skifte leder, kasserer, kommunikasjonsansvarlig og leverandør mange ganger. Domenet bør være det stabile leddet. Det gir en fast adresse for nettsted og e-post, men bare når abonnement og tilganger er registrert og dokumentert på organisasjonen.

Foreningen bør stå som abonnent med sitt organisasjonsnummer. Lederen eller en frivillig kan administrere løsningen i vervsperioden, men skal ikke måtte overføre privat «eierskap» når personen slutter.

Hos Vymo koster .no 199 kroner per år inkludert merverdiavgift, med samme pris ved fornyelse. Vymo tar bare imot domenebestillinger fra registrerte virksomheter som kan velges i oppslaget mot Brønnøysundregistrene.

Kravet er organisasjonsnummer i Enhetsregisteret

Norid opplyser at en virksomhet må ha organisasjonsnummer i Enhetsregisteret og norsk postadresse for å abonnere på .no. Forening/lag/innretning er blant organisasjonsformene Norid godtar.

Et organisasjonsnummer er ikke det samme som registrering i alle andre registre. En forening kan være registrert i Enhetsregisteret uten å være i Foretaksregisteret eller Frivillighetsregisteret. Hvilke øvrige registreringer som er relevante, avhenger av aktiviteten.

Brønnøysundregistrene har en egen veiledning for foreninger som skal registreres eller endre opplysninger. Registrering av domene gir ikke organisasjonsnummer; foreningen må være registrert først.

Hvis organisasjonen ikke finnes i Vymos bestillingsskjema:

1. kontroller det nisifrede organisasjonsnummeret hos Brønnøysundregistrene
2. se at organisasjonen er aktiv i Enhetsregisteret
3. kontroller juridisk navn og organisasjonsform
4. prøv igjen når opplysningene er tilgjengelige i søket

Ikke velg en privatperson, en paraplyorganisasjon eller en annen forening med nesten samme navn for å fullføre bestillingen.

Velg et domene medlemmer faktisk husker

Start med det innarbeidede navnet. En naturlig forkortelse kan fungere når den allerede brukes av medlemmer og samarbeidspartnere.

Test adressen i:

• post@domenet.no
• muntlige beskjeder
• plakater og påmeldingsinformasjon
• søk på mobil

Unngå styreleders navn, stiftelsesår uten klar grunn og interne forkortelser som bare dagens styre forstår. Hvis navnet bruker æ, ø eller å, vurder hva medlemmer kommer til å skrive og hvordan e-post skal fungere.

Bruk Navnesøk til en første kontroll av domene, foretaksnavn og varemerker. At domenet er ledig betyr ikke automatisk at navnet kan brukes uten konflikt.

Foreningen skal være abonnent

For .no bruker Norid ordet abonnent. Registreringen gir foreningen bruksrett så lenge vilkårene og fornyelsen følges.

Ikke registrer hoveddomenet på:

• leder eller kasserer privat
• personen som frivillig bygger nettsiden
• et lokallag hvis domenet skal tilhøre sentralleddet
• en paraplyorganisasjon hvis lokalforeningen skal ha kontroll
• en ekstern leverandørs organisasjonsnummer

En leverandør kan drive nettstedet eller DNS uten å være abonnent. Hvis samarbeidet avsluttes, skal foreningen kunne bytte leverandør uten å bytte offentlig adresse.

Les hvem som kontrollerer virksomhetens domene for å skille abonnement, registrar, DNS, webhotell og e-post.

Sjekk om organisasjonen allerede har domener

Et tidligere styre kan ha registrert et domene som ingen i dagens styre kjenner til. Norids domeneoppslag kan søke på organisasjonsnummer og vise hvilke .no-domener organisasjonen abonnerer på.

For hvert navn bør dere notere:

• formål
• abonnent og organisasjonsnummer
• domeneforhandler
• aktiv kontaktadresse
• navnetjenere og DNS-leverandør
• nettsted og e-post som bruker domenet
• fornyelsesdato og ansvarlig rolle

Et gammelt domene kan ha aktive e-postadresser, lenker og dokumenter. Ikke slett eller erstatt det før bruken er kartlagt.

Rolle-e-post som overlever vervene

Et eget domene gjør det mulig å bruke adresser som:

• post@foreningen.no
• styret@foreningen.no
• kasserer@foreningen.no
• medlem@foreningen.no
• personvern@foreningen.no

Et alias er en ekstra adresse som leverer til en eksisterende konto. Det er ikke en egen postkasse eller innlogging. Hvis flere personer skal arbeide i samme historikk, trenger foreningen en løsning som støtter den arbeidsformen.

Ikke del ett personlig passord mellom hele styret. Bruk personlige kontoer når det er behov for individuell tilgang, og rolle-adresser for kontinuitet. Ved bytte av rolle kan aliaset peke til ny mottaker uten at den offentlige adressen endres.

Vymos E-post Basis koster 19 kroner per konto per måned inkludert merverdiavgift og har 15 GB lagring, webmail, IMAP, POP3, spam- og virusfilter og ubegrensede aliaser. Plus koster 39 kroner per konto per måned og har 50 GB, delt kalender og kontakter, aktiv synkronisering og prioritert support.

Vymo lover ikke delt postkasse, medlemsregister eller saksbehandling i e-postpakkene. Disse behovene må avklares separat.

Ikke la innboksen bli medlemsregister

Foreninger kan behandle kontaktopplysninger, kontingent, roller, bilder og i noen tilfeller mer følsomme opplysninger. E-post er en kommunikasjonskanal, ikke nødvendigvis riktig system for hele medlemsoversikten.

Bestem:

• hvor medlemsdata skal lagres
• hvem som trenger tilgang
• hvordan inn- og utmelding håndteres
• hvilke data som må beholdes
• hva som slettes ved avslutning
• hvordan tilgang fjernes når en frivillig slutter

Ikke send medlemslister som vedlegg frem og tilbake mellom private e-postkontoer hvis et kontrollert system kan brukes.

Hva bør en enkel foreningsside inneholde?

Den første siden trenger ikke løse alt. Den kan gjøre det enkelt å forstå og kontakte foreningen:

1. navn, formål og aktivitet
2. hvem tilbudet er for
3. sted, tid eller aktivitetsplan
4. offentlig kontaktinformasjon
5. hvordan man melder interesse eller finner påmelding
6. organisasjonsnummer og juridisk navn
7. lenker til relevante eksterne systemer
8. personverninformasjon når siden samler inn data

Vymo kan lage én enkel side med hosting gratis i 12 måneder . Siden kan presentere foreningen og lenke videre til eksterne tjenester.

Standardtilbudet omfatter ikke:

• medlemsregister
• kontingent og betaling
• påmelding eller booking
• innlogging og dokumentarkiv
• mange lags- eller aktivitetssider
• løpende kalender- og resultatpublisering
• integrasjoner

Etter gratisperioden koster hosting fra 49 kroner per måned ved årlig betaling. Domene og e-post bestilles separat.

Personvern, bilder og skjema

Et kontaktskjema bør be om så lite som mulig. Navn, e-post og en kort melding kan være nok for en generell henvendelse. Ikke samle fødselsnummer, dokumentasjon eller sensitive opplysninger i et vanlig nettskjema uten en løsning og vurdering som passer formålet.

Bilder fra trening, arrangement og aktiviteter kan være personopplysninger. Avklar hvem som har ansvar for publisering, hvilket grunnlag som brukes, hvordan henvendelser håndteres og når innhold tas ned. Vær særlig varsom når barn er målgruppen.

Hvis nettsiden bruker analyse, video, kart eller sosiale innbygginger, kartlegg cookies og dataflyt før publisering. Bruk GDPR-sjekklisten for nettsider og testen for cookies og samtykke .

Avklar krav til universell utforming

Lag og organisasjoner kan være omfattet av norske krav til universell utforming, avhengig av nettstedet og virksomheten. Ikke anta at frivillig drift automatisk gir unntak.

Kontroller hvilke regler som gjelder, og test uansett:

• tastaturnavigasjon
• synlig fokus
• fargekontrast
• tekststørrelse og mobilvisning
• skjemaetiketter og feilmeldinger
• alternativ tekst for meningsbærende bilder
• dokumenter som publiseres

Se sjekklisten for universell utforming av nettsider for kilder og praktiske tester.

Styrebytte: overfør kontroll, ikke private kontoer

Legg domenet og digitale tjenester i styrets overleveringsliste.

Før det gamle styret går ut

1. Slå opp abonnent, registrar og navnetjenere.
2. Finn avtaler, fakturaer og fornyelsesdatoer.
3. Kartlegg kontoer for domene, DNS, nettside, e-post og medlemsløsning.
4. Eksporter eller sikkerhetskopier nødvendig innhold.
5. Opprett ny tilgang før gammel fjernes.

Når nye roller er fordelt

1. Oppdater kontaktperson og fakturamottaker.
2. Flytt rolle-adresser til riktige mottakere.
3. Kontroller gjenopprettingsadresse og autentiseringsfaktorer.
4. Fjern tidligere styremedlemmer etter at overleveringen er testet.
5. Test nettside, skjema og e-post.
6. Dokumenter hvem som nå har ansvar.

Vymo har ikke et selvbetjent domene- eller DNS-panel og bruker ikke automatisk korttrekk. Fornyelser og endringer håndteres manuelt og bekreftes på e-post. Foreningen bør derfor ha en egen kalenderkontroll og en kontaktadresse som følges gjennom hele året.

Hvis ingen har tilgang, bruk gjenopprettingsguiden for domenekonto før dere endrer DNS eller bestiller et nytt navn.

Idrettslag, velforening og andre varianter

Styringsmodellen er den samme, men nettstedets behov kan være forskjellige:

Den enkle Vymo-siden kan presentere aktivitet og kontakt. Velg en egen plattform når oppdateringsfrekvens, medlemsdata eller transaksjoner krever mer.

Idrettslag kan også lese den spesifikke guiden til domene for idrettslag . Borettslag og eierseksjonssameier bør bruke styreguiden for boligselskap .

Pris hos Vymo

Vanlige spørsmål

Kan en forening uten organisasjonsnummer bestille .no hos Vymo?

Nei. Foreningen må først være registrert i Enhetsregisteret med norsk organisasjonsnummer og oppfylle Norids øvrige krav.

Skal lederen stå som abonnent?

Nei. Foreningen bør stå som abonnent. Lederen kan være kontakt eller administrator i vervsperioden.

Hva skjer med domenet ved styrebytte?

Når samme organisasjon og organisasjonsnummer fortsetter, skal abonnenten normalt ikke endres. Oppdater personer, tilganger, gjenoppretting og kontaktpunkter.

Kan alle i styret dele én e-postkonto?

Ikke del et personlig passord. Bruk personlige kontoer når flere trenger egen tilgang, og rolle-aliaser for offentlige adresser. Avklar en annen løsning hvis dere trenger delt historikk og saksflyt.

Inkluderer den gratis nettsiden medlemsregister?

Nei. Tilbudet gjelder én enkel informasjonsside og hosting i 12 måneder. Medlemsregister, betaling, påmelding og innlogging er ikke inkludert.

Søk på foreningens navn

Søk etter et ledig .no-domene og velg riktig organisasjon fra Brønnøysundregistrene. Kontroller organisasjonsnummeret før bestillingen sendes.

Har foreningen allerede domene, kan dere bestille én enkel nettside gratis . Ikke send medlemslister, passord eller sensitive dokumenter i bestillingsskjemaet.