Hvor mange e-postkontoer trenger bedriften?

En bedrift trenger vanligvis én e-postkonto per person som skal ha egen innlogging, ikke én konto per adresse som står på nettsiden. hei@, faktura@ og post@ kan ofte være aliaser til eksisterende kontoer og skal da ikke telles som egne postbokser.

Det korte regnestykket er:

personer med egen innlogging
+ systemer som faktisk krever egen postboks
+ felles arbeidskøer som må ha egen løsning
= kontoer eller postboksløsninger som må bestilles

Tre ansatte med hver sin innboks trenger normalt tre kontoer. De kan samtidig ha flere rolle- og kontaktadresser som aliaser. Hvis flere skal behandle og svare fra samme kø, må dere derimot avklare en delt postkasse eller et saksverktøy; et alias alene gir ikke arbeidsflyt.

Konto, alias og fellesadresse er ulike ting

Vymo Basis og Pluss har ubegrenset antall aliaser. Et alias er en ekstra mottakeradresse som leverer til en eksisterende konto. Det har ikke eget passord, egen innboks eller egen lagringskvote.

De publiserte Vymo-pakkene beskriver ikke distribusjonslister eller delte postkasser. Dersom support@ skal være en kø der flere ser status og sendte svar, må funksjonen avklares før bestilling. Ikke planlegg en kundeserviceflyt ut fra at «ubegrensede aliaser» betyr delt postkasse.

Les forskjellen mellom alias og konto hvis dere er usikre på hva en ekstra adresse faktisk trenger.

Slik beregner dere antallet

1. Tell personer som skal sende som seg selv

Start med alle som trenger:

• egen innlogging
• privat innboks og sendt-mappe
• egen lagringskvote
• mulighet til å stenge bare sin tilgang
• personlig avsender som fornavn@bedrift.no

Dette er normalt én konto per medarbeider. To personer bør ikke dele passordet til én personkonto for å spare 19 kroner i måneden. Delt innlogging gjør passordbytte, sporbarhet og avslutning av tilganger unødvendig vanskelig.

Eiere, deltidsansatte og innleide skal telles etter faktisk behov, ikke stillingsprosent. En konsulent som bare arbeider i kundens system trenger kanskje ikke domenekonto. En deltidsansatt som sender kundepost på vegne av bedriften, gjør det sannsynligvis.

2. Lag en liste over rolle- og kontaktadresser

Skriv opp alle adressene dere vil publisere eller bruke i prosesser:

hei@
post@
faktura@
salg@
support@
personvern@
jobb@

Bestem så hva som skal skje med hver adresse. Dersom hei@ bare skal levere til daglig leders konto, kan det være et alias. Dersom tre personer skal behandle henvendelsene, fordele ansvar og se hvem som svarte, er det en arbeidskø og ikke bare et ekstra navn.

En rolleadresse bør ha en navngitt eier selv om den teknisk er et alias. Dokumenter hvem som følger den opp ved ferie, sykdom og jobbskifte. Guiden til e-postadresser for bedriften viser hvordan navn og roller kan settes opp.

3. Finn systemene som sender eller mottar e-post

Nettskjemaer, fakturasystemer, skrivere, booking og andre tjenester kan trenge en avsender eller mottaker. Det betyr ikke automatisk at hvert system skal få en vanlig brukerkonto.

For hvert system bør dere avklare:

• om det bare sender, bare mottar eller gjør begge deler
• om leverandøren krever SMTP-innlogging
• hvem som overvåker returer og feilmeldinger
• om svaret skal gå til en bemannet adresse
• hvilke SPF-, DKIM- og DMARC-endringer leverandøren krever
• om en personlig brukerkonto vil stoppe løsningen når personen slutter

Bestill ikke en systemkonto før kravene er kjent. En separat utsendingstjeneste kan være riktigere for transaksjonell e-post, nyhetsbrev eller store volumer enn en vanlig postboks.

4. Legg inn kjente endringer, ikke løse gjetninger

Ta med ansatte som faktisk starter i nær fremtid, men ikke kjøp kontoer «for sikkerhets skyld» til en hypotetisk bemanning. Kontoer kan legges til senere.

Det dere bør planlegge på forhånd, er navnestandard, ansvar og avslutningsrutine. Da kan nye kontoer opprettes uten å bygge om hele adressestrukturen.

Tre konkrete oppsett

Én person

ola@bedrift.no       konto
hei@bedrift.no       alias til Ola
faktura@bedrift.no   alias til Ola eller ekstern økonomiflyt

Dette er normalt én konto. Ola har én innlogging og én postboks, mens bedriften kan vise en rollebasert adresse på nettsiden. Hvis fakturapost senere overtas av en regnskapsmedarbeider, flyttes aliaset eller kobles til den valgte økonomiflyten.

Tre personer

ola@bedrift.no       konto
kari@bedrift.no      konto
mina@bedrift.no      konto
hei@bedrift.no       alias til navngitt ansvarlig
faktura@bedrift.no   alias eller avklart økonomiflyt

Dette er normalt tre kontoer. hei@ trenger ikke bli en fjerde konto bare fordi adressen finnes. Dersom både Ola, Kari og Mina skal behandle samme innboks, må dere velge en faktisk samarbeidsløsning og avklare om den støttes.

Åtte personer med salg og kundeservice

De åtte medarbeiderne trenger normalt åtte personkontoer. I tillegg må bedriften ta stilling til salg@ og support@:

• Skal én navngitt person motta henvendelsene, kan et alias være nok.
• Skal flere bare få en kopi, kan en distribusjonsløsning være aktuell.
• Skal flere fordele saker og svare fra samme kø, trengs delt postkasse eller saksverktøy.

Resultatet er derfor ikke automatisk ti Vymo-kontoer. Det er åtte personkontoer pluss to arbeidsflyter som må spesifiseres. Dette skillet gir et riktigere tilbud enn å gjette ut fra antall synlige adresser.

Hva koster 1–10 kontoer?

Vymo Basis koster 19,- per konto per måned og har 15 GB lagring. Pluss koster 39,- per konto per måned og har 50 GB, delt kalender og kontakter, aktiv synkronisering og prioritert support. Prisene inkluderer merverdiavgift.

Aliasene i pakkene har ingen egen postboks og legger derfor ikke til en kontopris. Et nytt .no-domene koster 199,- per år og kommer i tillegg dersom bedriften ikke allerede har domene.

Velg ikke Pluss bare fordi bedriften har mange brukere. Velg det når kontoene trenger funksjonene eller lagringsplassen. Beregn e-postlagring fra faktisk bruk og vekst før gamle postbokser flyttes.

Sjekkliste før bestilling

Lag én rad per ønsket adresse:

Kontroller deretter:

1. Har hver person som trenger egen innlogging, en egen konto?
2. Er aliaser skilt fra kontoer i antallet?
3. Er alle felles arbeidskøer identifisert?
4. Er systemavsendere undersøkt før det bestilles postboks?
5. Er Basis eller Pluss valgt ut fra funksjon og lagring?
6. Finnes en eier og stedfortreder for hver rolleadresse?
7. Finnes en rutine for nyansettelse, navneendring og fratredelse?

Bestill det dere faktisk trenger

Når listen er klar, send inn virksomhet, pakke, antall kontoer, e-postadresse og eventuelt domene i bestillingsskjemaet for e-post . Bedriften må være registrert i Brønnøysundregistrene. Bestillingen bekreftes på e-post.

Er behovet mer komplisert enn personkontoer og aliaser, beskriv felles postkasser, distribusjon, migrering og systemavsendere før oppsettet avtales. Da blir ikke et enkelt prisregnestykke til en feil teknisk løsning.