E-post for restaurant

En restaurant kan få bordforespørsler, gruppebestillinger, allergenspørsmål, presse, fakturaer og leverandørmeldinger på samme dag. Ett generelt post@-mottak kan fungere i starten, men ansvar og svartid må være tydelig.

Lag adresser etter oppgaven

Et alias kan levere flere synlige adresser til samme ansvarlige person. Hvis mange skal se status og svare fra rollen, trenger dere en delt løsning eller et system, ikke ett delt passord.

Booking må ha én oppdatert kilde

Hvis restauranten bruker et bookingsystem, bør nettside, Google-bedriftsprofil og e-postsignatur lenke dit. Systemet må være fasit for ledige bord, åpningstid, antall gjester og bekreftelse.

En e-post er en forespørsel før restauranten har bekreftet den. Skriv dette tydelig og oppgi realistisk svartid. Ikke la en automatisk melding se ut som endelig reservasjon hvis kapasiteten ikke er kontrollert.

Nettside for restaurant viser hvordan meny, åpningstid og booking kan samles på den offentlige siden.

Selskaper trenger mer informasjon

En selskapsforespørsel bør avklare dato, tidspunkt, antall gjester, anledning, ønsket meny, lokale og overordnede tilpasningsbehov. Detaljer kan tas videre når kapasitet er bekreftet.

Ikke be gjesten sende omfattende helseopplysninger i en åpen e-post. Allergier og tilpasning må håndteres gjennom restaurantens rutine, med oppdatert informasjon fra kjøkkenet.

Hvis kjøkkenet også leverer eksternt, viser nettside for catering hvilke opplysninger som påvirker levering og pris.

Faktura og leverandører

En egen fakturaadresse bør kobles til regnskapssystem eller en navngitt økonomiansvarlig. Test at faktura, kreditnota og spørsmål mottas. Ikke la adressen slutte å virke når regnskapsfører byttes.

Leverandørbestillinger kan inneholde pris og volum som ikke skal gå til alle ansatte. Avklar hvilke personer som får tilgang til innkjøp, og fjern tidligere kjøkkensjef eller daglig leder fra kontoer og videresendinger ved avslutning.

Turnus er ikke en felles innboks

Ikke bruk deling av post@-passord som løsning for skiftarbeid. Ansatte skal ikke måtte ha full tilgang til kunde- og leverandørhistorikk for å se en vaktplan.

Bruk et egnet turnus- eller personalsystem, og gi bare de e-posttilgangene rollen trenger. Private e-postadresser bør ikke være permanent systemeier.

Domene og avsender

Et kort domene fungerer på meny, kvittering, skilt og telefon. Bruk restaurantens faktiske merkevare, og vis juridisk virksomhet i signatur og nettside der det er nødvendig. Se domene for restaurant før adressene trykkes.

Konfigurer SPF, DKIM og DMARC for e-post, booking, gavekort, nyhetsbrev og andre systemer som sender på domenets vegne. Bruk ikke en personlig innboks til masseutsendelser.

Pris hos Vymo

Basis koster 19,- per måned per konto inkludert merverdiavgift og gir 15 GB, webmail, IMAP og POP3. Pluss koster 39,- per måned per konto og gir 50 GB, delt kalender og kontakter og aktiv synkronisering.

Aliaser er inkludert uten antallsgrense. En liten restaurant kan ha én administrativ konto og flere aliaser når én person følger alt. Ved flere ansvarlige trenger dere flere kontoer eller en delt arbeidsflyt.

Sjekkliste

• Booking har én oppdatert kilde
• E-postforespørsel og bekreftet reservasjon er skilt
• Selskap, catering og bord har riktig mottaker
• Allergiopplysninger håndteres etter en fast rutine
• Faktura og leverandørtilgang er avgrenset
• Ansatte deler ikke ett passord
• Turnus ligger i egnet system
• Alle avsendertjenester er kartlagt
• Domenet eies av virksomheten

Se e-postpakkene og bestill når dere vet hvilke roller som trenger egen postboks.