E-post for lag og forening
La organisasjonen beholde kontaktpunktene når styre, trenere og frivillige skifter, uten delte passord og private innbokser.
Vymo · · 3 min lesing
I mange lag blir domenet og e-posten opprettet av én frivillig. Det fungerer til personen bytter rolle, mister interesse eller ikke lenger kan kontaktes. Et bedre oppsett lar organisasjonen eie adressene og overføre ansvar uten å dele gamle private passord.
Bruk roller for varige funksjoner
| Adresse | Typisk ansvar | Oppsett må avklare |
|---|---|---|
styret@ | Generell styrekontakt | Hvem mottar og arkiverer? |
leder@ | Lederrollen | Hvordan overføres adressen etter årsmøte? |
kasserer@ | Økonomikontakt | Hvem har tilgang til faktura og betalingsspørsmål? |
innmelding@ | Nye medlemmer | Hvilket medlemssystem skal brukes videre? |
lagleder@ | Aktivitet eller lag | Hvordan adresse og ansvar navngis tydelig? |
En rolle kan være alias til én konto når én person er ansvarlig. Hvis flere trenger egen innlogging, felles historikk eller kontrollert sending, må organisasjonen velge en løsning som støtter det. Ikke del passord til lederens personlige konto.
Hold medlemsdata utenfor vanlig post der det finnes bedre løsning
E-post er nyttig til dialog, men bør ikke automatisk bli medlemsregister, betalingsoversikt og arkiv. Bruk organisasjonens valgte medlemssystem for fødselsdato, foresatte, kontingent, samtykker og andre strukturerte medlemsdata.
Nettsiden kan lenke til innmelding og oppgi kontakt for spørsmål. Be ikke nye medlemmer sende alle opplysninger i fritekst til en generell adresse hvis det finnes en etablert registreringsflyt.
Lag en fast overlevering etter årsmøtet
Innen kort tid etter valg bør laget:
- oppdatere hvem som mottar rollealiaser
- opprette personlige kontoer for nye brukere ved behov
- stenge tidligere brukeres innlogging og aktive økter
- overføre nødvendig virksomhetsinformasjon
- oppdatere gjenopprettingskontakter
- kontrollere domene, DNS og fornyelsesvarsler
- dokumentere hvem som nå er administrator
Unngå at avgående tillitsvalgte beholder tilgang «i tilfelle». Gi heller tidsavgrenset hjelp med en tydelig ansvarlig.
Nyhetsbrev er ikke det samme som vanlig e-post
Store utsendelser bør bruke en løsning som håndterer mottakerlister, avmelding, retur og autentisering. Ikke legg alle medlemmenes adresser synlig i Til-feltet. Kartlegg nyhetsbrevløsningen som en egen avsender i SPF-, DKIM- og DMARC-oppsettet.
Guiden til distribusjonslister forklarer forskjellen mellom intern gruppe og masseutsendelse.
Pris for et lite lag
Vymo Basis koster 19,- per måned per konto inkludert merverdiavgift og gir 15 GB, webmail, IMAP og POP3. Pluss koster 39,- per konto og gir 50 GB, delt kalender og kontakter og aktiv synkronisering.
Et lite lag kan for eksempel ha én eller to kontoer med flere aliaser. Det passer bare når tilgang og ansvar faktisk kan samles slik. Et .no-domene koster 199,- per år dersom organisasjonen trenger et nytt.
Sikkerhet som frivillige kan følge
Bruk individuelle kontoer, unike passord og flerfaktorautentisering der tjenesten tilbyr det. Lagre administrator- og gjenopprettingsinformasjon på et sted neste styre får tilgang til. Dokumenter en enkel hendelsesrutine dersom en konto blir kompromittert.
Les sikkerhetsguiden for bedrifts-e-post og domeneguiden for idrettslag ved oppstart.
Før bestilling
- Rolleadressene er definert.
- Hver innlogging tilhører én person.
- Medlemsregister og masseutsendelse er skilt fra vanlig post.
- Overlevering inngår i årsmøterutinen.
- Minst to personer kjenner domene og administratoradgang.
- Tidligere frivillige kan fjernes uten å miste historikken.
Se pakker og bestill e-post for organisasjonen når antall kontoer er kjent.
Vil bedriften bruke e-post på eget domene?
Se lagring, funksjoner og pris per konto før dere bestiller.