E-post for konsulentselskap

For en konsulent er e-post ofte den viktigste kundekanalen. Tilbud, møteavklaringer og prosjektbeslutninger kan ligge i samme innboks. E-post på eget domene gjør virksomheten til en tydelig avsender og kan beholdes når leverandør eller e-postprogram byttes.

Det betyr ikke at innboksen bør være eneste prosjektarkiv.

Velg adresse som tåler vekst

En selvstendig konsulent kan starte med én personlig konto og rollealiaser:

• navn@firma.no som konto
• post@firma.no som alias
• faktura@firma.no som alias eller systemadresse
• personvern@firma.no som kontrollert kontaktpunkt ved behov

Når en ny konsulent ansettes, får personen egen konto. Ikke del den opprinnelige kontoen eller la alle sende som grunnleggeren.

Hvis personnavnet er merkevaren, bør domenet og adressen fortsatt eies av virksomheten. Guiden til domene for konsulent sammenligner person- og firmanavn.

Skill samtale fra leveranse

E-post kan varsle om at noe er tilgjengelig, men ikke nødvendigvis inneholde hele datasettet. Dette gjør avslutning, søk og tilgang ved fravær enklere.

Avklar fortrolighet med kunden

Noen kunder krever bruk av egen konto, portal eller sikker melding. Avtal hvilke kanaler som kan brukes til hvilken informasjon. Ikke videresend kundepost til privat e-post eller bruk private skylagringskontoer fordi det er praktisk.

Kryptert forbindelse mellom e-postprogram og server beskytter transportleddet, men gjør ikke alle meldinger ende-til-ende-kryptert. Svært fortrolig innhold kan kreve annen løsning.

Se sikkerhetsguiden for bedrifts-e-post for tilgang, phishing og gjenoppretting.

Tilbud og faktura bør overleve personbytte

Kundens svar på et tilbud bør ikke forsvinne når én rådgiver slutter. Bruk rolleadresse eller CRM/sakssystem når flere må se status og historikk. Dokumenter hvem som har ansvar for tilbud@ og hva som skjer ved ferie.

Fakturaadressen kan være alias til økonomiansvarlig eller en systemadresse i regnskapssystemet. Test at leverandørfaktura faktisk kommer frem og at avvik kan besvares.

Nettsideskjema og kalender

En nettside for konsulent kan lenke til personlig e-post, et kort forespørselsskjema eller et eksisterende bookingsystem. Bestem hvilken adresse som mottar skjemaet og hvor raskt henvendelser besvares.

Vymo Pluss gir delt kalender og kontakter og aktiv synkronisering. Det er ikke et fullverdig CRM eller prosjektverktøy. Hvis booking, møteautomatisering og kundepipeline er viktig, må de systemene vurderes separat.

Signatur og avsenderidentitet

Bruk fullt navn, rolle, virksomhet, telefon, domene og organisasjonsnummer der det passer. Unngå store logobilder og flere kampanjebannere som gjør e-posten tung og vanskelig å lese.

Konfigurer SPF, DKIM og DMARC for de faktiske systemene som sender. Nyhetsbrev, regnskap og booking skal ikke sende som domenet uten å være kartlagt.

Pris og pakke

Vymo Basis koster 19,- per måned per konto inkludert merverdiavgift og har 15 GB, webmail, IMAP og POP3. Pluss koster 39,- per måned per konto og har 50 GB, delt kalender og kontakter og aktiv synkronisering.

Ubegrenset antall aliaser er inkludert i begge. En selvstendig konsulent kan ofte starte med én konto og noen aliaser. Et team trenger normalt én konto per person.

Sjekkliste

• Domenet eies av konsulentselskapet
• Hver rådgiver har egen konto
• Tilbud og faktura har varig ansvar
• Kundekrav til kanal og fortrolighet er avklart
• Prosjektfiler og passord ligger ikke bare i e-post
• Nettsideskjema går til overvåket mottaker
• Alle avsendersystemer er autentisert
• Tilgang kan fjernes ved avsluttet oppdrag eller ansattforhold

Se e-postpakkene når dere har telt personer og selvstendige arbeidskøer.