Bedrifts-e-post for helseklinikk

En helseklinikk trenger e-post for leverandører, administrasjon og vanlig virksomhetsdrift. Det betyr ikke at alle pasientbehov bør håndteres i de samme innboksene. Adressene, nettsiden og autosvarene må hjelpe pasienten til riktig kanal uten å invitere til unødvendig deling av helseopplysninger.

Definer hva hver adresse kan brukes til

Skriv på nettstedet og ved kontaktskjemaet hva pasienten ikke skal sende i vanlig e-post. Vis den avtalte kanalen for time, resept, medisinske spørsmål og andre helseopplysninger.

Individuelle kontoer gir bedre tilgangskontroll

Hver person med selvstendig ansvar bør ha egen innlogging. Rolleadresser kan være aliaser eller egne arbeidskøer, avhengig av hvem som skal motta, sende og se historikken.

Unngå at ansatte deler passord til en felles «klinikk»-konto. Deling gjør det vanskeligere å trekke tilbake én persons tilgang, finne berørte enheter og kontrollere hva som skjedde ved en hendelse.

Pasientskjema og innboks må vurderes samlet

Et nettsideskjema som sender alt til post@ arver både sikkerheten og svakhetene i e-postflyten. Begrens derfor et åpent skjema til nødvendig administrativ informasjon, eller fjern det hvis telefon og en etablert digital tjeneste er riktigere.

Vurder:

• hvilke felt som faktisk er nødvendige
• om fritekst inviterer til helseopplysninger
• hvem som mottar meldingen
• hvor lenge innholdet ligger i innboks og backup
• hvordan feil mottaker og videresending håndteres
• hvilken bekreftelse pasienten får

GDPR-guiden for bedriftsnettsteder gir en praktisk kartlegging, men klinikken må selv vurdere kravene til sin behandling.

Sikre tilgang og enheter

Bruk unike passord og flerfaktorautentisering der den konkrete tjenesten støtter det. Dokumenter administratorer, gjenopprettingskontakt og enheter. Telefoner og datamaskiner bør kunne låses og fjernes fra virksomhetstilgang.

Når en ansatt slutter, steng innlogging og aktive økter, fjern videresendinger, overfør nødvendig virksomhetsinformasjon kontrollert og oppdater rollealiaser. Ikke la gamle kontoer være åpne uten formål og sluttdato.

Kartlegg tekniske avsendere

Time-, betalings-, journal- og nettsidesystemer kan sende med klinikkens domene. Registrer hvert system og bruk nøyaktige oppsettverdier fra leverandøren. SPF, DKIM og DMARC må fungere som en helhet; en tilfeldig ekstra SPF-post kan gjøre hele kontrollen ugyldig.

Les oppsettsguiden for SPF, DKIM og DMARC .

Er Vymos e-post riktig?

Basis koster 19,- per måned per konto inkludert merverdiavgift og gir 15 GB, webmail, IMAP og POP3. Pluss koster 39,- og gir 50 GB, delt kalender og kontakter og aktiv synkronisering.

Disse pakkene må ikke uten videre forstås som pasientportal, journalsystem, sikker medisinsk meldingstjeneste, juridisk arkiv eller dokumentlager. Klinikken må avklare behandlingsgrunnlag, leverandørkrav, logging, bevaring, gjenoppretting og tekniske sikkerhetsbehov før tjenesten brukes til konkrete formål.

Før bestilling

• Administrative og pasientrettede kanaler er skilt.
• Hver bruker har egen konto.
• Rolleadresser har ansvarlige mottakere.
• Åpne skjemaer er begrenset til nødvendig informasjon.
• Klinikken har kontroll på administratorer og enheter.
• Systemavsendere er kartlagt.
• Domenet står på riktig virksomhet.

Se Vymos e-postpakker og bestillingsskjema etter at bruken er avklart. Les også nettside for legekontor eller nettside for psykolog og klinikk .