Bedrifts-e-post for håndverker
Bruk adresser som følger arbeidsflyten fra ny forespørsel til tilbud og faktura uten delte passord eller personavhengige innbokser.
Vymo · · 3 min lesing
Håndverksbedriftens e-post følger ofte hele oppdraget: kunden sender bilder, bedriften avtaler befaring, tilbud sendes, og faktura eller dokumentasjon følger senere. Et ryddig adresseoppsett gjør det enklere å finne igjen saken og å overføre ansvar når ansatte er ute på jobb eller slutter.
Bygg adresser rundt ansvar
| Adresse | God bruk | Når egen konto kan trenges |
|---|---|---|
post@ | Nye, generelle henvendelser | Når flere skal behandle en felles kø |
tilbud@ | Befaring og kalkulasjon | Når historikken skal være uavhengig av én person |
faktura@ | Leverandørfaktura og økonomiflyt | Når regnskap og tilgang må skilles |
navn@ | Personlig kunde- og prosjektansvar | Normalt én konto per person |
vakt@ | Bare ved reell overvåket vaktfunksjon | Når ordningen har eget ansvar og historikk |
Et alias kan levere post@ til eierens konto uten ekstra innlogging. Når flere skal arbeide selvstendig, se status eller sende kontrollert fra samme rolle, må dere vurdere egen konto eller en delt løsning. Ikke del passordet til én ansattkonto.
Mobilen er et arbeidsverktøy, men ikke hele planen
De fleste leser e-post på telefon. Velg IMAP eller den synkroniseringsmetoden pakken støtter, slik at servermapper og status følger mellom enheter. POP kan ha lastet meldinger ned lokalt og må undersøkes spesielt før bytte.
Sikre telefon og datamaskin med lås, oppdateringer og mulighet for å fjerne virksomhetstilgang. Unngå at alle prosjektvedlegg blir liggende ukontrollert i private nedlastingsmapper.
Nettsideskjema og e-post må avtales sammen
Bestem hvilken adresse som mottar henvendelser fra nettstedet, hvem som svarer og hvordan søppelpost håndteres. Ikke send fra en vilkårlig adresse på domenet uten riktig SMTP og autentisering.
Vedleggsopplasting trenger mer enn en innboks. Store bilder, plantegninger og personopplysninger krever lagring, tilgang og sletting som bedriften faktisk kan håndtere. Et kort førsteskjema og avtalt deling i neste steg er ofte enklere.
Fakturaadressen skal ikke forsvinne
En fakturaadresse bør overleve bytte av regnskapsfører og ansatte. Dokumenter om den:
- er en postkasse, et alias eller en systemadresse
- videresender til regnskapssystem eller regnskapsfører
- kan sende svar og avvik
- har en ansvarlig ved feil
- fortsatt mottar etter leverandørbytte
Unngå blind videresending til en ekstern part uten at bedriften vet hvor originalen og historikken ligger.
Planlegg når en ansatt slutter
Før siste arbeidsdag bør bedriften sikre nødvendige virksomhetsdata, endre ansvarlige aliaser, stenge innlogging og fjerne enheter. Ikke la en gammel konto stå åpen på ubestemt tid. Sett et korrekt svar eller videresending etter virksomhetens vurdering, og unngå at tidligere ansatte fortsatt mottar kundepost.
Sikkerhetsguiden for bedrifts-e-post gir flere kontrollpunkter.
Velg pakke og antall kontoer
Vymo Basis koster 19,- per måned per konto inkludert merverdiavgift og gir 15 GB, webmail, IMAP og POP3. Pluss koster 39,- og gir 50 GB, delt kalender og kontakter og aktiv synkronisering.
Tell personer og selvstendige arbeidskøer, ikke bare synlige adresser. Alternative adresser kan være aliaser til en eksisterende konto. Et nytt .no-domene koster 199,- per år, mens et eksisterende domene kan brukes når DNS kan endres.
Sjekkliste
- Hver personlig innboks har sin egen konto.
- Rolleadresser har ansvar og stedfortreder.
- Delte passord er fjernet.
- Mobil- og PC-tilgang kan trekkes tilbake.
- Nettside og fakturasystem bruker riktig avsenderoppsett.
- Domenet står på håndverksvirksomheten.
- Gamle meldinger er kartlagt før flytting.
Se pakker og bestillingsskjema for e-post når dere vet hvor mange kontoer dere trenger. Velg også et domene som fungerer for håndverksbedriften .
Vil bedriften bruke e-post på eget domene?
Se lagring, funksjoner og pris per konto før dere bestiller.