E-post for enkeltpersonforetak

Et enkeltpersonforetak trenger sjelden et komplisert e-postsystem. Én personlig eller virksomhetsnær konto kan være hovedinnboks, mens adresser som post@ og faktura@ leverer dit som aliaser. Det viktige er at foretaket kontrollerer domenet og at privat og virksomhetskritisk kommunikasjon ikke blandes mer enn nødvendig.

Velg hovedadressen først

Tre vanlige retninger er:

• fornavn@foretak.no når eieren er den tydelige kontaktpersonen
• hei@foretak.no eller post@foretak.no når merkevaren skal stå først
• en kombinasjon der personlig adresse er konto og rolleadressene er aliaser

Velg en adresse du kan beholde dersom virksomheten vokser. fornavn@ fungerer godt for én person, men faktura@ og post@ bør kunne overtas av en medarbeider eller ekstern funksjon senere.

Én konto kan ha flere adresser

Et alias er ikke en egen innboks. Hvis regnskapsfører, ansatt eller partner skal ha selvstendig tilgang, bør dere ikke dele passordet til eierens konto. Opprett en løsning der tilgangen kan gis og fjernes uten å overta hele innboksen.

Skill privat konto fra bedriftsadressen

En privat Gmail- eller Outlook-adresse kan brukes som gjenopprettingskontakt der leverandøren tillater det, men bør ikke være den skjulte hovedmotoren bak all bedriftspost. Pass på at meldinger faktisk sendes gjennom den valgte domenetjenesten og får riktig autentisering.

Oppdater nettside, fakturamal, tilbud, offentlige oppføringer og e-postsignatur når adressen tas i bruk. Behold gammel adresse en overgangsperiode hvis kunder fortsatt bruker den.

Sikre det ene viktige tilgangspunktet

Når bare én person driver foretaket, blir fravær og gjenoppretting ekstra viktig. Dokumenter:

• hvor domenet er registrert
• hvem som kan endre DNS
• hvilken adresse som mottar fornyelsesvarsler
• hvordan e-postpassord gjenopprettes
• hvilke enheter som er logget inn
• hvem en betrodd person kan kontakte ved langvarig fravær

Bruk et unikt passord og flerfaktorautentisering der tjenesten tilbyr det. Ikke la nettleseren på en delt maskin være eneste sted tilgangen finnes.

Faktura og systemmeldinger må kartlegges

Hvis regnskapssystemet sender fra faktura@foretak.no, må avsenderen være autorisert i domenets oppsett. Det samme gjelder booking, kontaktskjema og nyhetsbrev. Ikke legg til tilfeldige SPF-poster for hvert system; kartlegg alle avsendere og bygg ett gyldig oppsett.

Guiden til SPF, DKIM og DMARC forklarer sammenhengen.

Hva koster det hos Vymo?

E-post Basis koster 19,- per måned per konto inkludert merverdiavgift, altså 228,- over 12 måneder. Pakken har 15 GB, webmail, IMAP og POP3. Aliaser er inkludert og krever ikke egne kontoer når de bare leverer til samme innboks.

Pluss koster 39,- per måned per konto og gir 50 GB, delt kalender og kontakter og aktiv synkronisering. For én person er Basis ofte tilstrekkelig, men velg etter reelt lagrings- og synkroniseringsbehov.

Et .no-domene koster 199,- per år dersom foretaket trenger et nytt. E-post er separat fra Vymos gratis nettside.

Før bestilling

• Domenet er registrert på riktig virksomhet.
• Hovedkonto og aliaser er valgt.
• Privat og profesjonell kontakt er skilt.
• Faktura- og nettsidesystemer som sender e-post er registrert.
• Gjenoppretting og fornyelse er dokumentert.
• Eventuell gammel historikk er vurdert før bytte.

Se gjeldende pakker og bestill e-post når kontoen og domenet er avklart. Les også domeneguiden for enkeltpersonforetak .