E-post for eiendomsselskap

Et eiendomsselskap mottar interessenter, leietakerhenvendelser, driftsmeldinger, fakturaer og dokumenter fra leverandører. Hvis alt går til daglig leders personlige innboks, blir ansvar og historikk sårbart.

Lag adresser rundt arbeidsflyten og bestem hvilke saker som skal videre til forvaltnings-, FDV- eller økonomisystem.

Skill funksjoner før dere skiller bygg

Start med noen få varige roller:

Ikke opprett én postkasse per bygg uten et klart behov. byggnavn@ kan være alias til riktig kø når én forvalter håndterer flere eiendommer. Hvis hvert bygg har egen arbeidsflyt, leverandører og historikk, kan egen delt løsning være riktig.

Alias, konto eller sakssystem?

Et alias gir en ekstra mottaksadresse, men ingen egen innlogging eller status. En konto gir postboks og historikk. En delt postkasse eller et sakssystem kan gi flere ansvar, status og sporbarhet.

Hvis tre personer bare får videresendt samme melding, vet de ikke nødvendigvis hvem som svarer. Sammenlign delt postkasse, gruppe og alias før driftsadressen opprettes.

Akuttmeldinger må ha en annen vei

En e-postinnboks er ikke en døgnbemannet alarmkanal. Vis telefonnummeret til faktisk vaktordning for vannlekkasje, heisstans eller andre definerte hendelser, sammen med åpningstid og område.

Skill ordinære saker fra akutte. Hvis en e-post til vakt@ ikke leses kontinuerlig, skal den ikke markedsføres som akuttkontakt.

Nettsiden kan forklare offentlig kontakt, mens leietakerportal og driftsmeldinger med person- eller bygningsdata bør ligge i egnede systemer. Se nettside for eiendomsselskap .

Hold kontrakter og bygningsdata utenfor tilfeldige tråder

Leiekontrakter, plantegninger, adgangsinformasjon, bankopplysninger og leverandørdokumentasjon trenger kontrollert lagring og tilgang. Bruk e-post til varsling og avklaring når det passer, men flytt godkjent materiale til systemet som er fasit.

Ikke send nøkler, alarmkoder eller komplette sikkerhetstegninger gjennom brede distribusjonslister. Kontroller eksterne forvaltere og leverandørtilganger ved hvert avtaleskifte.

Faktura og regnskap

En fakturaadresse bør være stabil selv om regnskapsfører byttes. Dokumenter om den er:

• En systemadresse i regnskapssystemet
• Et alias som videresender dit
• En postkasse med manuell behandling
• En kombinasjon med arkivkopi

Test både fakturamottak og avvikssvar. Ikke fjern gammel adresse før leverandører er varslet og den nye flyten er kontrollert.

Domene per selskap eller portefølje

Et konsern kan bruke ett markedsdomene for utleie og egne juridiske adresser for selskaper og faktura. Alternativt kan hvert eiendomsselskap ha eget domene. Valget bør følge hvem kunden inngår avtale med, merkevaren og hvem som forvalter tilgangen.

Guiden til domene for eiendomsselskap viser forskjellen mellom eiendom, prosjektnavn og selskapsnavn.

Vymo Basis og Pluss

Basis koster 19,- per måned per konto inkludert merverdiavgift og gir 15 GB, webmail, IMAP og POP3. Pluss koster 39,- per måned per konto og gir 50 GB, delt kalender og kontakter og aktiv synkronisering.

Aliaser er ubegrenset i begge pakker, men de løser ikke en flerbrukerkø med ansvar og status. Større drift bør vurdere et sakssystem separat.

Sjekkliste

• Utleie, drift, vakt og faktura har separate formål
• Akuttkanalen er faktisk bemannet
• Hver ansatt har egen innlogging
• Felles køer har ansvar og stedfortreder
• Eiendomsaliaser peker til riktig funksjon
• Kontrakter og bygningsdata har kontrollert arkiv
• Regnskapssystemets mottak er testet
• Leverandørtilgang kan trekkes tilbake
• Domenet eies av riktig selskap

Se Vymos e-postpakker når dere har skilt kontoer fra aliaser og systemadresser.