E-post for borettslag og sameie

Et styre skiftes, men borettslagets eller sameiets e-posthistorikk må bestå. Bruk derfor adresser som følger rollene og virksomheten, uten at alle deler ett passord eller tidligere styremedlemmer beholder tilgang.

Skill synlig adresse fra personlig innlogging

En enkel struktur kan være:

• styret@ for generelle styrehenvendelser
• leder@ som alias eller rolle etter vedtatt ansvar
• drift@ for ordinære driftsmeldinger
• faktura@ for avtalt økonomiflyt
• valgkomite@ som tidsavgrenset rolle ved behov

Hvert styremedlem bør ha egen innlogging der løsningen støtter det. Hvis én felles konto brukes, må tilgang og passord byttes ved hvert styreskifte og innsyn begrenses. En delt postkasse eller gruppe med individuelle brukere er tryggere enn å dele samme passord.

Hvem skal se hva?

Ikke videresend alle henvendelser til alle. Styret må bestemme formål, ansvar og hvilke saker som krever begrenset behandling.

Unngå private adresser som permanent løsning

En melding til styreleders private konto er vanskelig å overføre, søke og slette på vegne av laget. Den blander også private og organisatoriske data.

Bruk borettslagets domene og en adresse som kan overtas. Privat reservekontakt kan finnes for gjenoppretting etter en bevisst rutine, men bør ikke være eneste eier eller daglig arbeidskanal.

Domene for borettslag og sameie viser hvordan navnet og eierskapet bør kontrolleres.

Styreskiftet må ha en sjekkliste

Før ny periode:

1. Registrer hvem som er valgt til hvilke roller.
2. Legg nye personer til med individuelle tilganger.
3. Overfør eierskap til domene, DNS og e-postleverandør.
4. Fjern tidligere styremedlemmer etter kontrollert overlevering.
5. Bytt alle passord som har vært delt.
6. Kontroller videresendinger, regler og gjenopprettingsadresser.
7. Test styret@, drift@ og fakturaflyt utenfra.
8. Dokumenter hvor nødvendig historikk og arkiv ligger.

Ikke la gamle kontoer stå åpne «i tilfelle». Avklar det nødvendige materialet og lukk tilgang.

Forvalter og leverandører

En ekstern forvalter kan motta bestemte adresser, men styret bør vite hvor originalen og historikken ligger. Bruk delegering eller videresending med dokumentert formål fremfor at leverandøren blir eneste administrator av hele domenet.

Ved forvalterbytte må faktura, nettsideskjema, drift og kontaktdata flyttes i riktig rekkefølge. Behold kontroll på domenet internt.

Nettside, portal og medlemsdata

Den offentlige nettsiden for borettslag kan vise styrekontakt og praktiske opplysninger. Dokumenter, beboerlister, adgangsinformasjon og interne saker skal ligge i portal eller system med kontrollert tilgang.

E-post er heller ikke et komplett medlems- eller sakssystem. Den bredere e-postguiden for lag og forening har flere råd om frivillige verv.

Pris og kontoantall

Vymo Basis koster 19,- per måned per konto inkludert merverdiavgift og har 15 GB, webmail, IMAP og POP3. Pluss koster 39,- per måned per konto og har 50 GB, delt kalender og kontakter og aktiv synkronisering.

Aliaser er inkludert uten antallsgrense, men en felles adresse som flere skal arbeide i kan kreve egen konto eller delt løsning. Tell styrets arbeidsmåte, ikke bare antall synlige adresser.

Sjekkliste

• Domenet står på borettslaget eller sameiet
• Styreadressene følger verv, ikke privatpersoner
• Personer har egne tilganger
• Følsomme saker går til begrenset krets
• Akutte saker har en reell telefonkanal
• Forvaltertilgang er dokumentert
• Styreskifte har fast overlevering
• Portaldata og e-post er skilt
• Fakturamottaket er testet

Se pakker og bestilling når dere har avklart hvilke adresser som trenger egen postboks.