E-post for aksjeselskap

Et aksjeselskap bør eie domenet, e-postoppsettet og tilgangen uavhengig av daglig leder, ansatte og leverandører. En privat Gmail-konto kan være enkel første uke, men den gir dårlig kontinuitet når tilbud, kontrakter og kundehistorikk begynner å samle seg.

Planlegg e-post som en del av selskapets kontrollmiljø, ikke bare som adresser på visittkortet.

Gi personer egne kontoer

Bruk fornavn@ eller fornavn.etternavn@ for ansatte som kommuniserer på vegne av selskapet. Hver konto bør ha eget passord, egen lagring og en definert eier.

Ikke la flere logge inn i post@ med samme passord. Hvis flere skal håndtere en felles kø, bruk en delt løsning eller en egen konto med kontrollert delegering. Hvis adressen bare skal levere til én person, kan den være et alias.

Bygg rolleposter rundt prosesser

En synlig adresse er ikke nok; dokumenter primær ansvarlig, stedfortreder, svartid og hvor historikken skal ligge.

Styre og eiere må kontrollere kritiske tilganger

Registrer .no-domenet på aksjeselskapet. Ha minst to betrodde personer med oversikt over registrar, DNS, e-postleverandør og gjenoppretting, uten at alle får unødvendig daglig tilgang.

Leverandører skal få nødvendige roller, ikke bli eneste eier. Bruk en bedriftskontrollert kontaktadresse som kan overtas når daglig leder skiftes. Les domene for AS før registrering.

Når en ansatt begynner

Opprett konto etter en fast navnestandard. Legg bare til gruppene og rolleadressene personen trenger. Registrer enhetene som får tilgang, og gi opplæring i phishing, vedlegg, betalingsendringer og rapportering.

Unngå å gjøre ansattens private e-post til eneste gjenopprettingsadresse. Kontoen skal kunne forvaltes av selskapet gjennom dokumenterte rutiner.

Når en ansatt slutter

Før siste arbeidsdag må selskapet:

1. Sikre nødvendige virksomhetsdata i tråd med formål og regler.
2. Flytte ansvar for prosjekter og rollealiaser.
3. Fjerne innlogging, apper, enheter og videresendinger.
4. Endre delte passord som fortsatt finnes.
5. Vurdere et tidsbegrenset autosvar med ny kontakt.
6. Bestemme når konto og data skal slettes.

Ikke la tidligere ansatte fortsette å motta e-post på privat enhet. Sjekklisten ved ansattslutt dekker også DNS og leverandørkontoer.

Skill e-post fra dokumentarkiv

En innboks er ikke et kontraktsarkiv eller saksbehandlingssystem. Avtaler, styredokumenter, personaldata og regnskapsmateriale bør lagres etter virksomhetens system og tilgangsregler, ikke bare i enkeltpersoners sendte mapper.

Backup er heller ikke automatisk langtidsarkiv. Avklar gjenoppretting, lagringstid og juridiske krav med ansvarlige rådgivere.

Velg Basis eller Pluss

Vymo Basis koster 19,- per måned per konto inkludert merverdiavgift og gir 15 GB, webmail, IMAP og POP3. Den passer når brukeren hovedsakelig trenger vanlig e-post.

Pluss koster 39,- per måned per konto og gir 50 GB, delt kalender og kontakter og aktiv synkronisering. Den passer bedre når teamet skal koordinere gjennom disse funksjonene.

Begge inkluderer ubegrenset antall aliaser. Tell likevel én konto per person eller selvstendige arbeidskø. Guiden til e-postadresser for bedrift hjelper med navnestandarden.

Sjekkliste for aksjeselskapet

• Domenet er registrert på selskapet
• Minst to interne personer kjenner leverandør- og gjenopprettingsløpet
• Hver ansatt har egen konto
• Rolleadresser har ansvar og stedfortreder
• Delte passord er fjernet
• Regnskap, nettside og andre avsendere er kartlagt
• Ansattstart og -slutt har faste rutiner
• Arkivbehov er skilt fra vanlig postboks

Se pakker og bestill e-post når antall kontoer er avklart.