Domene for revisor: tillit, e-post og kontinuitet

Klienter mottar forespørsler, dokumentvarsler og avtaler fra revisjonsselskapet. Domenet i nettadressen og e-posten blir derfor en del av hvordan mottakeren vurderer om avsenderen er riktig. Et kort, konsekvent og virksomhetseid domene er viktigere enn et generisk søkeordnavn.

Bruk navnet klientene skal kjenne igjen

Ta utgangspunkt i selskapets registrerte navn og profilen som brukes i avtaler. Fjern normalt «AS» fra domenet, og forkort bare når forkortelsen allerede er kjent og ikke lett kan forveksles.

Et godt kandidatnavn bør:

• være enkelt å lese i en e-postadresse
• være tydelig forskjellig fra andre rådgivnings- og revisjonsmiljøer
• passe hvis nye partnere kommer inn
• ikke være låst til én tjeneste eller kommune uten god grunn
• kunne sies i telefon uten lang forklaring

Kontroller foretaksnavn og relevante varemerker før registrering. Teknisk tilgjengelighet er bare én del av vurderingen. Se arbeidsflyten for navn, varemerke og domene .

Skill offentlig nettsted fra sikre klientprosesser

Det offentlige nettstedet kan forklare tjenester, bransjer, personer, kontorsteder og kontaktvei. Det bør ikke late som et vanlig kontaktskjema er en sikker kanal for revisjonsdokumentasjon.

Gjør det tydelig hvor klienten skal:

Ikke be potensielle klienter laste opp sensitive dokumenter i et enkelt markedsføringsskjema. Beskriv i stedet hva første samtale skal avklare og hvordan sikker utveksling skjer etter at forholdet er etablert.

E-post på eget domene krever mer enn en adresse

Personlige adresser gjør ansvar tydelig. Rolleadresser som post@ og faktura@ kan sikre kontinuitet, men må ha navngitte ansvarlige og en plan ved fravær.

Kontroller også:

• at SPF, DKIM og DMARC er planlagt for e-postleverandøren
• at flerfaktorautentisering brukes der det er tilgjengelig
• at gamle kontoer stenges ved avsluttet arbeidsforhold
• at videresending til private adresser unngås
• at viktige meldinger bevares etter virksomhetens rutiner

Les sikkerhetsguiden for bedrifts-e-post før domenet tas i bruk til klientkommunikasjon.

Registrer domenet på revisjonsselskapet

Hoveddomenet bør stå på virksomheten, selv om et byrå eller en IT-partner utfører den tekniske jobben. Leverandøren kan få nødvendig tilgang uten å bli abonnent.

En enkel intern domeneoversikt bør vise:

• registrar og kundenummer
• abonnentens navn og organisasjonsnummer
• fornyelsesdato og varslingsadresse
• hvem som godkjenner DNS-endringer
• hvilke leverandører som bruker domenet
• hvordan administratoradgang gjenopprettes

Partnerendringer og selskapsendringer bør utløse en kontroll av domene, e-post, DNS og eksterne brukere. Bruk guiden til hvem som kontrollerer domenet som grunnlag.

Når en enkel nettside er nok

Et mindre revisjonsselskap kan bruke én konsis side til å forklare målgruppe, tjenester, kontor, personer og hvordan en innledende henvendelse håndteres. Vymos gratis nettside omfatter én enkel side med hosting i 12 måneder.

Tilbudet omfatter ikke klientportal, dokumentopplasting, booking, integrasjon mot fagsystemer eller omfattende innholdsstruktur. Etter gratisåret koster hosting 49,- per måned, fakturert årlig. Se omfanget av gratis nettside dersom et enkelt presentasjonsnettsted dekker behovet.

Før domenet bestilles

1. Navnet samsvarer med virksomheten klienten møter.
2. Eventuelle profesjonsbetegnelser brukes korrekt og oppdateres ved endring.
3. Domenet registreres på riktig selskap.
4. E-postroller og sikre dokumentkanaler er skilt.
5. Minst to betrodde personer kjenner registrar og gjenoppretting.
6. Fornyelsesvarsler går til en fulgt virksomhetsadresse.
7. Leverandørtilganger er dokumentert og kan avsluttes.

Vymo registrerer .no-domener for virksomheter som finnes i Brønnøysundregistrene, til 199,- per år inkludert merverdiavgift. Søk etter et ledig .no-domene når navnet er avklart.

Les også domene for regnskapsfører og hvordan et .no-domene registreres for bedrift .