Domene og nettside for regnskapsfører og regnskapsbyrå

Før en mulig kunde sender lønnsdata, bilag eller fullmakter, vil mange undersøke hvem regnskapsføreren er. Domenet bør derfor henge sammen med foretaksnavnet, e-postadressen og opplysningene kunden finner i offentlige registre.

For de fleste norske regnskapsforetak er et kort .no-domene basert på merkenavnet det beste utgangspunktet. Registrer det direkte på virksomhetens organisasjonsnummer, bruk det som én tydelig hovedadresse og la nettsiden forklare tjenester, målgruppe og trygg kontaktvei.

Hos Vymo koster .no 199 kroner per år inkludert merverdiavgift, med samme pris ved fornyelse. Registrerte virksomheter kan også få én enkel nettside med hosting gratis i 12 måneder .

Velg navnet kunden skal kjenne igjen

Et godt domenenavn for et regnskapsbyrå skal fungere i minst fire situasjoner:

• en kunde hører navnet i en anbefaling
• en daglig leder skriver det inn på mobil
• en medarbeider leser e-postadressen høyt
• en mottaker vurderer om en faktura- eller fullmaktsmelding er ekte

Test derfor hele adressen, ikke bare domenet. fornavn@fjordokonomi.no kan være enklere å bruke enn en lang adresse som gjentar både juridisk navn, organisasjonsform og sted.

Et søkeord i domenet gir ikke automatisk gode plasseringer. Et tydelig merkenavn med gode sider om tjenester og steder er normalt mer robust enn billig-regnskapsforer-byen.no. Les hva domenenavnet faktisk betyr for SEO før dere velger et navn primært for søkemotorer.

Kontroller foretak, domene og kjennetegn sammen

Bruk Navnesøk til en første kontroll av domenenavn, foretaksnavn og varemerker. Undersøk også navn som ligner i skrift og uttale. To byråer med nesten identiske navn kan skape feilbetalinger og feiladressert dokumentasjon selv om begge registreringene er formelt mulige.

Domenet trenger ikke være helt identisk med det juridiske foretaksnavnet. Det registrerte foretaket må likevel fremgå tydelig der kunden skal forstå hvem som leverer tjenesten. Vis i det minste:

• registrert foretaksnavn
• organisasjonsnummer
• kontaktinformasjon som virksomheten følger opp
• hvem nettstedet og tjenestebeskrivelsen gjelder

Unngå et markedsnavn som får et vanlig bokførings- eller rådgivningsforetak til å fremstå som offentlig tjeneste, bank eller myndighet.

Bruk yrkestitler og godkjenning presist

Alle som påtar seg regnskapsoppdrag for andre må som hovedregel ha godkjenning fra Finanstilsynet. Finanstilsynet forklarer hvem som må ha godkjenning og hvilke roller som krever statsautorisert regnskapsfører.

Et enkeltpersonforetak som skal ta regnskapsoppdrag kan ikke begynne med slike oppdrag bare fordi foretaksnavnet og domenet er registrert. Finanstilsynet opplyser at foretaket også må være registrert i Foretaksregisteret og Regnskapsførerregisteret før oppstart av godkjenningspliktig virksomhet.

Nettsiden bør derfor ikke bruke «statsautorisert regnskapsfører», «godkjent regnskapsforetak» eller tilsvarende formuleringer før statusen faktisk kan dokumenteres. Når godkjenningen finnes, kan dere:

1. bruke korrekt tittel på navngitte personer
2. forklare hvilket foretak som inngår oppdragsavtalen
3. lenke til Finanstilsynets virksomhetsregister slik at kunden kan kontrollere status
4. holde team- og rolleopplysninger oppdatert når ansvar endres

Et domenenavn med ordet regnskap er ikke dokumentasjon på godkjenning. Det samme gjelder logoer, medlemskap og omtaler. Gjør den offentlige kontrollen enkel i stedet for å lene dere på generelle tillitsord.

Lokal synlighet hører hjemme i innholdet

Et byrå kan være synlig for søk som «regnskapsfører Bergen» uten at byen må stå i hoveddomenet. Bruk nettstedet til å forklare:

• hvilke steder dere faktisk betjener
• om møter skjer fysisk, digitalt eller begge deler
• hvilke bransjer og selskapsstørrelser dere arbeider med
• hvilke systemer dere har erfaring med
• hvordan en ny kunde starter dialogen

Har byrået flere kontorer, er egne, substansielle lokasjonssider bedre enn flere tynne domener som peker til samme forside. Hver lokasjonsside bør ha reell adresse eller dekningsområde, lokal kontakt og informasjon som er forskjellig fra de andre sidene.

Hold navn, telefon, adresse og åpningstider konsistente mellom nettstedet, Brønnøysundregistrene og relevante bedriftsprofiler. Ikke opprett fiktive lokasjoner for å dekke flere bysøk.

Registrer domenet på regnskapsforetaket

Virksomheten som skal bruke domenet, bør stå som abonnent. Ikke la en ansatt, medeier privat, webdesigner eller ekstern IT-leverandør registrere hoveddomenet på seg selv.

Kontroller disse rollene:

Hos Vymo velges virksomheten fra et oppslag mot Brønnøysundregistrene. Bestillingen behandles manuelt og bekreftes på e-post. Vymo har ikke et selvbetjent domene- eller DNS-panel, så foretak med hyppige DNS-endringer, mange domener eller krav til API og rollebasert administrasjon bør avklare behovet før flytting.

Bruk kontrollisten for bedriftens domene for en grundigere gjennomgang.

Beskytt mot forveksling uten å kjøpe alt

Regnskapsforetak er attraktive avsendere i faktura- og direktørsvindel. Det betyr ikke at dere bør kjøpe alle mulige domenevarianter.

Start med hoveddomenet. Vurder en variant når:

• mange kunder sannsynligvis vil skrive navnet på den måten
• en enkel feilstaving kan ligne svært mye i innboksen
• byrået har byttet navn og det gamle domenet fortsatt er i bruk
• en sammenslåing gjør to etablerte merkenavn relevante i en overgang

Dokumenter hvorfor hvert domene finnes, hvor det peker og hvem som fornyer det. Et ubrukt forsvarsdomene bør ikke ha aktive MX-poster eller gamle nettsider. Videresend webtrafikk permanent til hoveddomenet når det er formålet.

Les hvordan typosquatting kan utnytte lignende domener og hvordan flere domener bør peke til én nettside før dere bygger en større portefølje.

E-post på domenet må ha en eier og en funksjon

En liten virksomhet kan begynne med personlige kontoer og noen få rollebaserte adresser:

Et alias er ikke nødvendigvis en egen postkasse. Bestem hvem som faktisk leser og arkiverer innholdet. Unngå delte passord; bruk personlige tilganger eller en løsning for delt postkasse når flere skal arbeide i samme innboks.

Vymos E-post Basis koster 19 kroner per konto per måned inkludert merverdiavgift og inkluderer 15 GB lagring, webmail, IMAP, POP3, spam- og virusfilter og ubegrensede aliaser. Plus koster 39 kroner per konto per måned og har 50 GB, delt kalender og kontakter, aktiv synkronisering og prioritert support.

Ingen e-postpakke gjør vanlig e-post til en kundeportal. Fødselsnummer, lønnsfiler, legitimasjon, kontoutskrifter og annet fortrolig materiale bør ikke samles inn gjennom et vanlig kontaktskjema. Bruk nettstedet til å starte dialogen, og flytt dokumentutvekslingen til den løsningen foretaket har risikovurdert og godkjent.

SPF, DKIM og DMARC reduserer domenemisbruk

Når e-post settes opp, bør domenet ha:

• én korrekt SPF-policy som dekker faktiske avsendere
• DKIM-signering for hver tjeneste som sender på vegne av domenet
• DMARC-rapportering og en plan for gradvis håndheving

Dette hindrer ikke alle svindelforsøk og beviser ikke at innholdet er riktig. Det gjør det derimot vanskeligere å sende meldinger som utgir seg for å komme direkte fra domenet, og gir bedre grunnlag for å oppdage ukjente avsendere.

Bruk guiden til SPF, DKIM og DMARC før en streng policy aktiveres. Kartlegg først fagsystemer, nyhetsbrev, fakturautsendelse og andre tjenester som sender e-post.

Hva den første nettsiden bør inneholde

En liten regnskapsvirksomhet trenger ikke et stort nettsted for å virke ryddig. Én god side kan dekke:

1. hvem dere hjelper
2. hvilke tjenester dere faktisk leverer
3. relevante bransjer, systemer eller geografiske områder
4. navngitte kontaktpersoner og korrekt yrkestittel
5. registrert foretaksnavn og organisasjonsnummer
6. en trygg vei til første henvendelse
7. lenke til personvernerklæring når personopplysninger samles inn

Unngå påstander som «best», «sikrest» eller «full kontroll» uten dokumentasjon. Konkrete opplysninger om responstid, arbeidsform, kapasitet og godkjenning hjelper kunden mer.

Vymos gratistilbud omfatter én enkel, mobiltilpasset side, publisering og hosting i de første 12 månedene. Etter gratisperioden koster hosting fra 49 kroner per måned ved årlig betaling. E-post, kundeportal, innlogging, dokumentopplasting, kalkulatorer, integrasjoner og løpende publisering er ikke inkludert.

Fra navn til publisering

1. Lag tre navn som fungerer i både domene og e-post.
2. Søk etter domene, foretaksnavn og varemerker.
3. Avklar godkjenning og korrekt bruk av yrkestitler.
4. Registrer .no på riktig organisasjonsnummer.
5. Bestem hoveddomene og dokumenter eventuelle varianter.
6. Sett opp personlige kontoer og nødvendige rolleadresser.
7. Kartlegg alle systemer som sender e-post fra domenet.
8. Publiser tjenester, kontakt, foretaksopplysninger og trygg første henvendelse.
9. Test nettsiden og e-post fra mobil og eksterne mottakere.
10. Kontroller at Finanstilsynets og Brønnøysundregistrenes opplysninger stemmer med siden.

Vanlige spørsmål

Bør ordet regnskap være med i domenet?

Det kan gjøre et ukjent merkenavn tydeligere, men er ikke nødvendig når navnet allerede er kjent. Velg den adressen som er lettest å huske og bruke over tid.

Kan et lokalt domene gi bedre rangering?

Et sted i domenet er ingen garanti. Beskriv de reelle stedene dere betjener i nyttig innhold, og hold bedriftsopplysninger konsistente. Et merkenavn kan være enklere å beholde når virksomheten vokser.

Må en regnskapsfører ha flere domener?

Nei. Ett godt hoveddomene er nok for mange. Legg bare til varianter som dekker en dokumentert forvekslings- eller overgangsrisiko.

Kan den gratis nettsiden brukes som kundeportal?

Nei. Standardtilbudet er en enkel informasjonsside. Innlogging, dokumentopplasting og integrasjoner må løses separat og vurderes mot foretakets krav til risiko og personvern.

Følger e-post med den gratis nettsiden?

Nei. Nettside og hosting er gratis i 12 måneder, mens e-post bestilles per konto.

Søk etter hoveddomenet

Søk etter et ledig .no-domene og velg regnskapsforetaket fra Brønnøysundregistrene. Bestillingen er ikke fullført før Vymo har bekreftet den på e-post.

Hvis domenet allerede finnes, men nettsiden mangler, kan dere bruke planen for nettside til regnskapsfører og bestille én enkel nettside gratis . Ikke send kundedata eller dokumenter i bestillingsskjemaet.