Domene, nettside og e-post for borettslag og sameie

Styreledere, styremedlemmer, vaktmestere og forretningsførere skiftes. Borettslagets eller sameiets domene bør bestå. Den viktigste gevinsten er derfor ikke markedsføring, men en fast adresse for informasjon og e-post som kan overleveres uten å være avhengig av én privat konto.

Registrer .no på borettslagets eller eierseksjonssameiets organisasjonsnummer, ikke på styreleder, et styremedlem eller forretningsføreren. Bruk deretter domenet som én kjent hovedadresse og dokumenter hvem som håndterer abonnement, DNS, nettside og e-post.

Hos Vymo koster et .no-domene 199 kroner per år inkludert merverdiavgift, med samme pris ved fornyelse. Vymo tar bare imot bestillinger fra registrerte virksomheter som kan velges i oppslaget mot Brønnøysundregistrene.

Kan borettslag og sameier registrere .no?

Ja, når enheten er registrert i Enhetsregisteret, har norsk organisasjonsnummer og oppfyller Norids øvrige krav.

Norids liste over organisasjonsformer som kan søke omfatter både borettslag og eierseksjonssameier. Det betyr ikke at et uregistrert fellesskap kan bestille på et navn i fritekst; organisasjonen må kunne identifiseres med organisasjonsnummer.

Brønnøysundregistrene opplyser at et borettslag skal registreres i Foretaksregisteret. For sameier bør styret først kontrollere hvilken organisasjonsform og registrering som faktisk står i Enhetsregisteret.

Hvis enheten ikke kommer opp i Vymos bedriftssøk, kontroller det nisifrede organisasjonsnummeret og statusen hos Brønnøysundregistrene. Ikke velg forretningsføreren eller et annet borettslag med lignende navn for å komme videre.

Velg et navn som beboerne kjenner igjen

Det offisielle eller innarbeidede navnet er ofte et godt utgangspunkt. Fjern bare ord som gjør domenet unødvendig langt, uten å gjøre resultatet uklart.

Test e-postadresser som styret@domenet.no og vaktmester@domenet.no. Et domene som er lett å si i telefon og skrive fra et oppslag i gangen, er mer nyttig enn en kreativ forkortelse.

Unngå navn på nåværende styreleder, byggetrinn som snart endres eller årstall som får domenet til å se midlertidig ut. Hvis navnet inneholder æ, ø eller å, vurder hvordan ASCII-varianten skal skrives i e-post og eksterne systemer.

Bruk Navnesøk til en første kontroll av domene, organisasjonsnavn og varemerker. Et ledig domene er ikke i seg selv dokumentasjon på rett til et navn.

Fellesskapet skal stå som abonnent

For et .no-domene er «abonnent» det presise ordet. Registreringen gir bruksrett så lenge regelverk og fornyelse følges; domenet er ikke en eiendel styreleder bør holde privat.

Forretningsføreren eller webleverandøren kan administrere tjenester uten å stå som abonnent. Hvis leverandøravtalen avsluttes, skal ikke borettslaget måtte forhandle om å få sin egen nettadresse tilbake.

Bruk guiden til hvem som kontrollerer virksomhetens domene for å skille juridisk abonnent fra fakturamottaker og teknisk tilgang.

Sjekk eksisterende domene før dere bestiller et nytt

Et gammelt styre eller en tidligere forretningsfører kan allerede ha registrert et domene. Søk på både navnet og organisasjonsnummeret.

Norids domeneoppslag kan vise hvilke .no-domener en virksomhet abonnerer på. For organisasjoner kan oppslaget blant annet vise organisasjonsnummer, organisasjonsnavn, e-post og postadresse, i tillegg til forhandler og teknisk oppsett.

Kontroller:

• om riktig organisasjonsnummer er abonnent
• hvilken domeneforhandler som brukes
• hvilken e-postadresse som mottar viktige varsler
• hvilke navnetjenere som er aktive
• om nettsiden og e-posten fortsatt brukes
• hvem som har tilgang til administrasjon

Ikke registrer et nesten identisk nytt domene bare fordi tilgang til det gamle er uklar. Gjenoppretting eller flytting av det etablerte domenet kan være bedre for beboere, e-post og gamle dokumenter.

Rollebasert e-post gir kontinuitet

Private adresser som styrelederensnavn@gmail.com må oppdateres overalt ved hvert skifte og kan inneholde historikk som blir vanskelig å overlevere. Et eget domene gir varige adresser, for eksempel:

• styret@domenet.no
• faktura@domenet.no
• vaktmester@domenet.no
• personvern@domenet.no

En rollebasert adresse løser ikke tilgangsstyringen alene. Et alias er bare en ekstra adresse til en konto; det har ikke egen innlogging eller egen postkasse. Hvis flere skal lese, svare og se historikk, må styret velge en e-postløsning som støtter ønsket arbeidsform.

Unngå å dele passordet til én personlig konto med hele styret. Opprett personlige kontoer der individuelt ansvar og fratredelse er viktig, og bruk aliaser til å beholde stabile offentlige adresser.

Vymos E-post Basis koster 19 kroner per konto per måned inkludert merverdiavgift. Den har 15 GB lagring, webmail, IMAP, POP3, spam- og virusfilter og ubegrensede aliaser. Plus koster 39 kroner per konto per måned og har 50 GB, delt kalender og kontakter, aktiv synkronisering og prioritert support.

Vymo lover ikke delt postkasse, saksbehandling eller beboerportal i disse pakkene. Avklar slike behov separat.

Ikke bruk vanlig e-post som dokumentarkiv

Styrets innboks kan inneholde klager, betalingsopplysninger, helseforhold, konflikter og opplysninger om andre beboere. Begrens hvem som får tilgang og hva som sendes videre.

Dokumenter bør lagres i en løsning valgt for tilgang, versjon, sikkerhetskopi og overlevering. Ikke la flere års styrearkiv bli liggende i en privat innboks eller på en tidligere leders datamaskin.

Ved styrebytte bør det vurderes hvilke e-poster og dokumenter det nye styret trenger for sitt arbeid, hva som skal arkiveres et annet sted og hva som skal slettes. Historikk skal ikke kopieres ukritisk til alle nye styremedlemmer.

Hva bør den offentlige nettsiden inneholde?

En enkel nettside kan være nyttig også når fellesskapet har en lukket beboerportal. Den offentlige siden kan samle stabil informasjon:

• navn, adresse og organisasjonsnummer
• kontakt med styret eller forretningsfører
• praktisk kontakt ved feil og vedlikehold
• regler for parkering, flytting eller bruk av fellesareal når de er offentlige
• lenke til eventuell innlogget beboerløsning
• informasjon til leverandører og nye beboere

Ikke publiser:

• beboerlister eller private telefonnumre
• tilgangskoder, nøkkel- eller sikkerhetsinformasjon
• restanser eller informasjon om enkeltsaker
• usladdede referater med personopplysninger
• forsikrings-, bank- eller avtaledokumenter uten vurdering

Et styrevedtak eller referat er ikke automatisk egnet for åpent internett. Avklar formål, personopplysninger og hvem som faktisk skal ha tilgang.

Vymo kan lage én enkel informasjonsside med hosting gratis i 12 måneder . Standardtilbudet omfatter ikke beboerinnlogging, dokumentarkiv, booking, betalingsløsning, integrasjon med forretningsfører eller løpende publisering.

Etter gratisperioden koster hosting fra 49 kroner per måned ved årlig betaling. E-post og domene bestilles separat.

Kontaktskjema og personvern

En åpen kontaktvei bør be om minst mulig. Navn, kontaktinformasjon og en kort praktisk melding kan være nok til å rute henvendelsen. Ikke oppfordre beboere til å sende fødselsnummer, helseopplysninger, bankdata eller dokumentasjon om konflikter i et vanlig nettskjema.

Oppgi hva kanalen skal brukes til og hvordan sensitive saker skal tas videre. Bestem også:

• hvem som mottar henvendelsen
• hvem som kan lese den ved fravær
• når den flyttes til riktig system eller slettes
• hvordan innsyn og andre personvernforespørsler håndteres

Bruk GDPR-sjekklisten for nettsider før et skjema eller analyseverktøy publiseres.

Styrebytte uten tap av kontroll

Legg den digitale overleveringen i styrets årshjul.

Før konstituering eller overlevering

1. Slå opp domenet og bekreft abonnent og forhandler.
2. Finn avtaler, fakturaer og kontaktadresser.
3. Kartlegg DNS, nettside, e-post og eventuelle portaler.
4. Bekreft minst én fungerende gjenopprettingsvei.
5. Ta sikkerhetskopi eller eksport der løsningen støtter det.

Når nye roller er klare

1. Oppdater administrativ kontakt hos leverandører.
2. Opprett personlige tilganger før gamle fjernes.
3. Endre eller fjern gjenopprettingsmetoder knyttet til tidligere personer.
4. Oppdater mottakere for rollebaserte adresser.
5. Kontroller fakturaadresse og fornyelsesdato.
6. Test nettside, innkommende e-post og utgående svar.
7. Dokumenter dato og hvem som godkjente overleveringen.

Ikke fjern all gammel tilgang før ny tilgang og gjenoppretting er testet. Ikke behold tidligere styremedlemmer «for sikkerhets skyld» uten en sluttdato.

Vymo har ikke selvbetjent domene- eller DNS-panel og bruker ikke automatisk korttrekk. Domenefornyelser og endringer håndteres manuelt og bekreftes på e-post. Det gjør en fulgt felles kontakt og egen kalenderkontroll viktig.

Hvis domenet står på styreleder eller forretningsfører

Kartlegg først hva oppslaget faktisk viser. Skill mellom:

• abonnenten i Norids register
• kontaktpersonen
• den som betaler fakturaen
• den som har brukernavn og passord

Hvis feil juridisk enhet står som abonnent, kreves et formelt abonnentbytte. Hvis borettslaget allerede er abonnent, men en gammel person er kontakt eller administrator, kan det være en kontakt- og tilgangsendring.

Ikke bytt abonnent, domeneforhandler, navnetjenere og e-post samtidig uten plan. Nettsiden kan fungere mens e-post eller en skjult tjeneste blir brutt. Les slik oppdateres kontaktinformasjon for .no og slik endres abonnent før dere bestiller tiltak.

Et enkelt startbudsjett hos Vymo

Beboerportal, lukket dokumentarkiv, saksbehandling, booking og integrasjoner må anskaffes eller avtales separat.

Vanlige spørsmål

Kan et borettslag bestille .no hos Vymo?

Ja, når borettslaget er aktivt i Enhetsregisteret, har norsk organisasjonsnummer og kan velges i bestillingsskjemaet.

Kan et eierseksjonssameie bestille .no?

Ja, eierseksjonssameie er en godkjent organisasjonsform hos Norid når enheten oppfyller kravene og er registrert med organisasjonsnummer.

Skal styreleder stå som abonnent?

Nei. Borettslaget eller sameiet bør stå som abonnent. Styreleder kan være kontakt eller administrator i vervsperioden.

Hva skjer med domenet ved styrebytte?

Hvis samme juridiske enhet fortsetter, skal abonnenten normalt være uendret. Oppdater kontaktpersoner, tilgang, gjenoppretting og e-postmottakere.

Kan flere styremedlemmer dele én Vymo-konto?

Ikke del ett personlig passord. Bruk egne kontoer når flere trenger personlig tilgang, og bruk aliaser for stabile adresser. Vymo lover ikke delt postkasse eller avansert rolleadministrasjon.

Kan den gratis nettsiden være beboerportal?

Nei. Standardtilbudet er én enkel offentlig side. Innlogging, dokumentarkiv og integrasjoner er ikke inkludert.

Søk på fellesskapets navn

Søk etter et ledig .no-domene og velg riktig organisasjon fra Brønnøysundregistrene. Kontroller organisasjonsnummeret før bestillingen sendes.

Har fellesskapet allerede domene, men mangler en ryddig offentlig side, kan dere bestille én enkel nettside gratis . Ikke send beboerlister, styredokumenter, passord eller sensitive opplysninger i skjemaet.