Domene, e-post og nettside for advokatfirma

En person som søker advokat, vurderer mer enn et navn og en pris. Besøkende vil raskt forstå om firmaet arbeider med riktig rettsområde, hvem som kan ta saken, hvor firmaet holder til og hvordan en første henvendelse skal foregå.

Nettsiden må samtidig ta høyde for at besøkende kan være i en konflikt, en straffesak, en familiesak eller en annen situasjon de opplever som sensitiv. Et vanlig kontaktskjema skal ikke invitere dem til å skrive hele saken eller laste opp dokumenter før firmaet har kontrollert interessekonflikter og bestemt en egnet kommunikasjonskanal.

Kort anbefaling

• Bruk et kort firmanavn eller et etablert markedsnavn som hoveddomene.
• Registrer domenet på advokatforetaket, ikke på en partner, ansatt eller ekstern leverandør.
• Velg et navn som fortsatt fungerer hvis partnere kommer til eller slutter.
• Presenter bare fagområder firmaet faktisk har særlig innsikt og erfaring i.
• Bruk nøkterne, dokumenterbare formuleringer fremfor «ledende», «best» og resultatløfter.
• Be bare om det som er nødvendig i første henvendelse, og advar mot å sende sensitive dokumenter.
• Skill mellom ordinær e-post og en eventuell sikker kanal for klientkommunikasjon.

Hos Vymo koster et .no-domene 199 kroner per år inkludert merverdiavgift, også ved fornyelse. Bestilling er bare tilgjengelig for virksomheter registrert i Brønnøysundregistrene.

Firmanavn, partnernavn eller fagområde?

Domenet blir brukt i e-post, henvisninger, avtaler og søk. Det bør derfor vurderes som en langsiktig adresse, ikke bare som en overskrift for dagens organisering.

Velg for neste fase, ikke bare lanseringsdagen

Et domene med tre etternavn kan være presist i dag, men kostbart å bytte når én partner slutter. Et kort markedsnavn kan tåle endringer bedre. Dersom partnernavn er en viktig del av omdømmet, bør firmaet i det minste avtale hva som skjer med domenet, e-postadressene og videresending ved uttreden.

Det fullstendige foretaksnavnet trenger ikke stå i nettadressen. Sammenhengen mellom domenet, markedsnavnet og virksomheten må likevel være tydelig på nettsiden. Vis riktig foretaksnavn, organisasjonsnummer og kontaktinformasjon.

Ikke kjøp et fagdomene for en antatt SEO-snarvei

Et navn som beskriver arbeidsrett, arv eller fast eiendom kan gjøre temaet tydelig, men søkeordet i domenet gir ingen garanti for synlighet. Firmaets faglige innhold, omdømme, lenker, tekniske kvalitet og hvor godt siden besvarer søket, betyr mer enn en adresse alene.

Et smalt fagdomene er mest relevant når firmaet faktisk skal beholde denne posisjonen over tid. Ellers er det ofte bedre å samle rettsområdene under firmaets hoveddomene.

Bruk arbeidsøkten for domenenavn hvis dere fortsatt sammenligner alternativer.

Registrer domenet på riktig virksomhet

Et .no-domene gir abonnenten en bruksrett. Advokatfirmaet bør derfor stå som registrert abonnent, også når et byrå eller en IT-leverandør utfører den tekniske bestillingen.

Kontroller før registrering:

1. Hvilken juridisk enhet som skal bruke domenet og inngå klientavtalene.
2. At foretaksnavn og organisasjonsnummer er riktig.
3. Hvem i firmaet som skal motta varsler om fornyelse og endringer.
4. At leverandørtilgang kan overføres dersom IT- eller markedsføringspartner byttes.
5. Om lignende foretaksnavn og varemerker kan skape konflikt eller forveksling.

Et ledig domene er ikke det samme som en rett til navnet. Gjør et samlet søk i domener, foretaksnavn og varemerker gjennom Navnesøk før skilt, profil og e-post tas i bruk.

Hvis firmaet skifter organisasjonsnummer ved omorganisering, må abonnentforholdet vurderes særskilt. Les om abonnentbytte for .no-domener før den gamle enheten avvikles.

En advokatnettside må være konkret og nøktern

Ifølge Regler for god advokatskikk med kommentarer skal markedsføring være saklig og korrekt, og den skal ikke være uriktig, misvisende eller villedende. Advokaten kan fremheve et rettsområde når vedkommende har særskilt innsikt og erfaring på området.

Det gir en nyttig redaksjonell test: Kan dere dokumentere formuleringen, og hjelper den klienten med å vurdere om firmaet er relevant?

Første skjerm bør svare på fire spørsmål

En god åpning kan si:

Advokatfirma for arbeidsgivere og ledere i arbeidsrettslige konflikter. Første vurdering avtales på telefon eller e-post.

Den er mer informativ enn «juridiske løsninger når det gjelder». Besøkende bør se:

• hvem firmaet arbeider for
• hvilke typer saker det tar
• geografisk eller språklig tilgjengelighet når dette har betydning
• hvordan de ber om en første vurdering

Beskriv fagområder med situasjoner

En liste med «arbeidsrett, selskapsrett og tvisteløsning» er et utgangspunkt, men konkrete situasjoner er lettere å forstå:

• oppsigelse, nedbemanning og varslingssaker
• aksjonærkonflikter og selskapsavtaler
• forhandlinger før eller under en tvist
• løpende rådgivning til ledelse og styre

Skriv bare om tjenester firmaet faktisk tilbyr. Hvis oppdraget har geografiske, økonomiske eller faglige avgrensninger, kan det være nyttig å si dette tidlig.

Presenter advokatene uten superlativer

En profil bør gjøre det mulig å forstå erfaringen:

• navn og korrekt yrkestittel
• relevante rettsområder
• dokumenterbar erfaring og utdanning
• språk
• direkte kontaktinformasjon når det er ønskelig

Unngå generelle kvalitetsord som kunne stått hos ethvert firma. «Har bistått arbeidsgivere i nedbemanningsprosesser siden 2018» gir mer informasjon enn «en av landets fremste eksperter».

Referanser og saker krever særskilt vurdering

Klientnavn, saksforhold og selv det at noen har søkt bistand kan være fortrolig informasjon. Advokatforeningens omtale av taushetsplikten i advokatloven er et naturlig utgangspunkt før klientlogoer, sitater eller sakseksempler publiseres.

Ikke anta at et positivt utfall kan brukes i markedsføring fordi avgjørelsen er offentlig. Et eksempel kan indirekte identifisere klienten eller røpe forhold som ikke bør brukes kommersielt.

Før publisering bør firmaet kontrollere:

• at klienten har gitt en tydelig og tilstrekkelig tillatelse
• hvilke opplysninger tillatelsen faktisk omfatter
• at teksten ikke røper mer gjennom kombinasjonen av bransje, tidspunkt og sakstype
• at resultatet ikke fremstilles som en garanti for nye saker
• at bruken fortsatt er riktig dersom saken eller klientforholdet endrer seg

Anonymiserte eksempler må være reelt anonymiserte. «Et mellomstort teknologiselskap i en liten kommune» kan være mer identifiserende enn det ser ut.

Første kontakt er ikke klientportalen

Et åpent skjema bør brukes til å be om kontakt, ikke til å samle hele saksmappen. Be om minst mulig:

• navn
• virksomhet eller motpart når det er nødvendig for en innledende konfliktsjekk
• telefon eller e-post
• en kort, overordnet beskrivelse av hva henvendelsen gjelder

Plasser en tydelig beskjed ved feltet:

Ikke send fortrolige dokumenter, helseopplysninger eller en detaljert saksfremstilling i dette skjemaet. Firmaet avklarer habilitet, interessekonflikter og videre kommunikasjonskanal før et oppdrag eventuelt tas inn.

Ikke skriv at innsending oppretter et klientforhold. Ikke lov at et vanlig nettskjema eller en ordinær e-postkonto er en sikker kanal dersom løsningen ikke er dokumentert og konfigurert for formålet.

Datatilsynet anbefaler å begrense innsamlingen til opplysninger som er nødvendige. Deres råd om analyse og sporing er særlig relevante når firmaet bruker analyseverktøy, annonseringspiksler eller innebygde tjenester. Besøk på sider om enkelte sakstyper kan i seg selv gi følsomme signaler. Ikke legg til sporing bare fordi et publiseringssystem tilbyr det.

E-post på eget domene

Bruk adresser som er enkle å forstå og forvalte:

• fornavn.etternavn@firma.no for personlige kontoer
• post@firma.no som generell inngang
• faktura@firma.no som alias eller egen arbeidsflyt

Unngå en generell saker@-adresse hvis den frister besøkende til å sende dokumenter uten at mottak, tilgang og arkivering er planlagt. Et alias er bare en ekstra leveringsadresse til en eksisterende konto; det er ikke automatisk en separat, sikret sakskanal.

Vymos E-post Basis koster 19 kroner per konto per måned inkludert merverdiavgift og har 15 GB, webmail, IMAP/POP3, spam-/virusfilter og ubegrensede aliaser. E-post Plus koster 39 kroner per konto per måned og har 50 GB, delte kalendere og kontakter, aktiv synkronisering og prioritert support.

Dette er ordinær bedrifts-e-post. Den skal ikke beskrives som en sikker klientportal. Firmaet må planlegge en egen, egnet løsning dersom oppdragene krever sikker dokumentutveksling eller annen særskilt behandling.

Sammenlign e-postpakkene før kontoer og aliaser opprettes.

Holder det med én enkel nettside?

Én side kan være nok for en liten eller ny praksis når den skal vise:

• fagområder og hvem firmaet hjelper
• én eller noen få advokatprofiler
• sted, telefon og kontaktvei
• foretaksnavn og organisasjonsnummer
• en tydelig grense for hva som kan sendes i første henvendelse

Velg en større løsning når firmaet trenger mange medarbeiderprofiler, fagartikler, flere språk, hyppig egenredigering, arrangementer, rekruttering, innlogging eller sikker dokumentutveksling.

Vymo kan sette opp og publisere én enkel, mobiltilpasset nettside for 0 kroner, med hosting inkludert de første 12 månedene. Etter gratisåret koster hosting fra 49 kroner per måned inkludert merverdiavgift, fakturert årlig.

Tilbudet inkluderer ikke klientportal, sikker dokumentinnsending, booking, blogg, mange undersider, selvbetjent redigering eller juridisk kvalitetssikring av innhold. Har firmaet allerede et domene, kan det peke til Vymo-siden uten at det nødvendigvis flyttes til Vymo.

Se nøyaktig hva gratissiden inkluderer før dere bestiller.

Lanseringssjekk for advokatfirmaet

• Domenet er registrert på riktig juridisk enhet.
• Firmanavn, organisasjonsnummer, adresser og yrkestitler er korrekte.
• Fagområder og erfaringspåstander kan dokumenteres.
• Klientnavn, logoer, sitater og sakseksempler er særskilt vurdert.
• Kontaktsiden ber ikke om flere opplysninger enn nødvendig.
• Besøkende advares mot å sende fortrolige dokumenter i første henvendelse.
• Det står ikke at et klientforhold oppstår ved innsending.
• Analyse, piksler, kart og andre tredjepartstjenester er vurdert personvernmessig.
• Vanlig e-post og eventuell sikker klientkanal beskrives korrekt.
• Mobilvisning, lenker, telefonnummer og e-post er testet.
• Minst to personer vet hvem som administrerer domene, DNS og fornyelse.

Denne guiden er en praktisk innholds- og lanseringssjekk, ikke en full juridisk eller profesjonsetisk vurdering. Firmaet må selv kvalitetssikre nettsiden mot reglene og behandlingen det faktisk utfører.

Neste steg

Når navnet er klart, kan dere søke etter ledig .no-domene hos Vymo . Bedriften velges fra Brønnøysundregistrene i bestillingen.

Vil dere starte med én ryddig firmaside, kan dere bestille gratis nettside . Skjemaet ber om virksomhet og e-post. Feltet for eksisterende nettside er valgfritt og godtar også en adresse uten https://.